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Como fazer a gestão de fluxo de caixa do seu escritório de contabilidade?

Cuidar bem da gestão de fluxo de caixa é a melhor forma de manter a saúde financeira de uma empresa. Isso assegura os recursos para garantir os negócios funcionando e ajuda a encontrar oportunidades para reduzir custos.

Contudo, embora essa seja uma ferramenta básica da contabilidade, pequenos e médias empresas continuam sofrendo para sobreviver aos primeiros anos de mercado. Por isso, preparamos um conteúdo com as dicas mais importantes para ter uma boa gestão de caixa.

Então, se sua empresa precisa encontrar formas de melhorar essa atividade central em qualquer negócio, não deixe de conferir as dicas que apresentamos a seguir!

Preveja entradas e saídas

O primeiro passo para manter uma gestão de fluxo de caixa eficiente é, de antemão, fazer projeções de entradas e saídas de receitas. Essa projeção deve ser feita para um determinado período, como um mês, um semestre ou um ano.

Sem uma previsão, fica difícil identificar a origem de qualquer tipo de problema financeiro que a empresa pode estar passando. Prever entradas e saídas ainda ajuda a contabilidade a planejar pagamentos, reposição de estoque, investimentos, etc.

Comparar as entradas e saídas de recursos financeiros em diferentes períodos de tempo também permite definir de forma mais objetiva o que deve ser contemplado no planejamento financeiro.

Faça o controle do fluxo de caixa

Após mapear as entradas e saídas de recursos em períodos diferentes, torna-se possível ter um melhor controle do fluxo de caixa. Para isso, é preciso analisar os orçamentos e buscar definir limites para cada setor da empresa. 

Os setores com orçamentos maiores devem buscar formas de reduzir gastos e gerar mais economia para a companhia. Outra vantagem de fazer o controle do fluxo de caixa é observar quais setores são mais rentáveis e que podem receber mais investimento.

Controlar o fluxo de caixa também é fundamental para manter todas as “engrenagens” da empresa funcionando. Do contrário, perde-se o controle das entradas e saídas, criando situações que podem atrasar entregas ou até mesmo paralisar as atividades da empresa.

Identifique gastos excessivos

Identificar e cortar gastos excessivos é uma premissa de uma boa gestão financeira. A cultura de economizar em gastos não essenciais e investir nos que realmente geram retorno deve ser encarada como uma política da empresa. Dessa forma, é possível economizar recursos em diferentes áreas e aumentar as margens de lucro.

Isso pode ser feito analisando os orçamentos dos diferentes setores da empresa e fazendo uma relação entre custo e rentabilidade. Dessa forma, será mais fácil constatar quais são os setores menos rentáveis e abre-se caminho para a identificação dos gastos excessivos.

Renegocie com fornecedores

Conseguir melhores valores de insumos e materiais, datas e condições de pagamento pode ser um grande alívio para a gestão de fluxo de caixa. Por isso, ter boas relações com fornecedores é fundamental para ser mais competitivo no mercado. 

Desse modo, manter parcerias de confiança com fornecedores para ter melhores condições de renegociar contratos é altamente desejável. Mas, para isso, também é necessária uma contrapartida da empresa. Manter os pagamentos em dia para evitar taxas e multas de atraso é o mínimo que os fornecedores esperam.

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Outra dica valiosa para manter boas relações é sempre buscar indicações e fornecedores com experiência de atuação na área da empresa em questão.

Cobre clientes inadimplentes

No trabalho de contabilidade, é comum que existam diferenças entre as entradas e saídas previstas e as realmente efetuadas na data esperada. Assim, um dos trabalhos da gestão de fluxo de caixa é buscar ao máximo equilibrar a situação prevista e a realidade das finanças. 

Para isso, uma das atividades mais importantes, porém muitas vezes negligenciada pelos gestores, é a cobrança de inadimplentes.

Embora em certas situações a cobrança seja vista como algo indesejável, que pode afastar os clientes, o prejuízo de não ter o capital de giro esperado é maior. A cobrança de valores devidos não precisa ser feita de forma intimidadora, pois existem diversas práticas para cobrança de clientes inadimplentes.

Primeiramente, procure fornecer melhores condições para o pagamento das dívidas. Mas, caso a situação não possa ser resolvida de forma amigável, cobrar a dívida judicialmente é o caminho a se tomar.

Reveja custos de locação e outros serviços

Frequentemente, empresas se veem amarradas às suas locações e fornecimento de serviços, o que impede os gestores de considerarem economizar ainda mais revendo esses gastos.

Mudanças no aluguel de espaços de trabalho, como escritórios, lojas e galpões, sempre podem ser analisadas para buscar melhores condições. Nesse sentido, é preciso não ter medo de considerar as alternativas que podem melhorar a rentabilidade das atividades da empresa.

Portanto, sempre considere as alternativas que são viáveis e faça os cálculos necessários para realmente garantir que uma mudança em locações e outros serviços terceirizados vai valer a pena do ponto de vista financeiro.

Conte com a ajuda da tecnologia

A adoção de ferramentas tecnológicas modernas é essencial para garantir uma maior produtividade do trabalho de gestão financeira.

Essas ferramentas de gestão são soluções, prontas ou personalizadas, que, além de automatizar diversas rotinas da contabilidade e de outros setores, facilitam o processamento de dados e produção de relatórios de análise. Esses relatórios são extremamente úteis para identificar problemas, tendências e auxiliar no planejamento e tomada de decisões estratégicas para as empresas.

Ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão, computação em nuvem, big data e inteligência artificial, garantem uma maior segurança e facilidade na troca de arquivos e gestão de tarefas em equipe. Mas para aproveitar ao máximo os recursos que a tecnologia oferece, também é necessário que os gestores se capacitem para operar essas ferramentas.

Por fim, devemos lembrar sempre que o trabalho de contabilidade e gestão do fluxo de caixa exige dedicação diária e atenção às diferentes variáveis que um negócio complexo envolve.

O trabalho deve ser avaliado de tempos em tempos, sempre buscando aperfeiçoamento da gestão financeira aliada à redução de despesas. Isso não deve ser confundido com abrir mão da qualidade e excelência em nome da redução de gastos.

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