A rotina de um escritório contábil envolve diversos desafios no dia a dia. São muitas solicitações, um grande número de regulamentações e exigências fiscais, feedbacks de clientes e várias outras demandas. Dessa forma, equívocos podem acontecer e gerar vários problemas na rotina. A falha em um cálculo, por exemplo, pode desencadear em um grande volume de retrabalho, além de prejudicar a imagem da organização.
Um software de gestão especializado para contabilidade é a oportunidade ideal para solucionar essa dificuldade e tornar os equívocos raros na rotina de trabalho. Preparamos este conteúdo especial com informações sobre como o retrabalho pode ser evitado com o apoio de um sistema informatizado.
Continue acompanhando o nosso post e aprenda mais sobre o assunto!
Quais os impactos do retrabalho no escritório de contabilidade?
O retrabalho é parte da rotina de um escritório contábil, promovendo diversos problemas para a organização. Vamos mostrar, a seguir, quais são os impactos gerados pela refação na empresa de contabilidade.
Redução da produtividade da equipe
Trabalhos duplicados geram problemas no fluxo de atividades, comprometendo o cronograma. Quando o expediente começa, há um planejamento de como as tarefas serão executadas ao longo do dia. Porém, com um ajuste, o colaborador tem que retomar uma tarefa já feita, interrompendo outra atividade.
Esse processo pode acontecer mais de uma vez, o que acarreta grandes problemas para a produtividade da equipe. O grande índice de retrabalho é um indicador importante de que os esforços empregados não estão sendo efetivos e de que mudanças precisam ser feitas.
Impacto na relação com o cliente
Uma falha em um serviço prestado pode ser algo comprometedor para a imagem da empresa contábil. O equívoco provoca a redução da confiança do cliente no escritório contábil. Além disso, se a informação equivocada for enviada para o fisco e as entidades governamentais, a companhia atendida pode ter grandes problemas e sofrer sanções. Ou seja, a imagem do cliente também corre o risco de ser impactada negativamente.
Custos financeiros
O retrabalho representa um impacto financeiro relevante dentro da empresa contábil. Isso acontece porque a organização recebe o mesmo valor para fazer o serviço e depois ajustá-lo. O colaborador é remunerado para fazer um procedimento que já foi efetivado, mas não obteve sucesso. Isso significa que a atividade é realizada mais de uma vez, mas a quantia recebida é a mesma.
Redução da qualidade do serviço ofertado
A necessidade de retrabalho aponta que o serviço prestado não alcançou a qualidade desejada. Os ajustes podem ser realizados, mas a tarefa não alcança o padrão ideal. O colaborador irá realizá-la com menos motivação e o prazo de execução certamente será menor; em outras palavras, o trabalho não vai ter toda a qualidade que poderia ter.
Prejuízo ao clima organizacional
O retrabalho gera problemas consideráveis para o clima organizacional. Ele afeta o humor da equipe, que fica tensa e às vezes contrariada. O cliente também pode se estressar, se sentindo prejudicado. Conforme mencionamos, a rotina fica mais estressante, já que os processos saíram do planejado.
Isso contribui no aumento da tensão interna e da desmotivação no escritório de contabilidade. Dessa forma, a empresa vive um cenário desfavorável para um bom rendimento. Não obstante, o índice de rotatividade pode ser maior.
Como evitar o retrabalho por meio de um software de gestão?
Uma ferramenta automatizada de gestão é uma solução importante, devido ao movimento de informatização dos sistemas tributários e fiscais, exigindo que as empresas acompanhem essas mudanças. Uma solução tecnológica traz uma série de benefícios que serão mostrados a seguir. Vamos apresentar, nas subseções seguintes, como o software ajuda a reduzir erros operacionais.
Redução dos trabalhos manuais
As operações manuais consomem bastante tempo e são mais sujeitas a erros. Um programa de gestão permite automatizar boa parte do processo produtivo, estimulando a produtividade e conferindo agilidade nas atividades.
Na prática, isso faz com que a sua empresa tenha mais tempo disponível, fornecendo conhecimento estratégico e dados que auxiliem os clientes no processo de crescimento. Ou seja, sua empresa se consolida como uma parceira estratégica.
Também convém salientar que o software apresenta múltiplas funções, que são integradas. Essa articulação viabiliza a realização de procedimentos com eficácia e precisão, o que aumenta a praticidade das atividades e diminui o índice de falhas e ajustes.
Garantia de manutenção de dados
Um sistema de gestão é uma ferramenta segura, que armazena os dados e faz backups com regularidade. Ele permite sistematizar e organizar as informações com cuidado e precisão. Além disso, o sistema conta com barreiras de proteção dos documentos, para resguardar informações sigilosas.
Acesso a relatórios mais precisos
Os dados inseridos na aplicação são analisados e correlacionados. A partir dessa avaliação, o sistema gera gráficos, indicadores e apontamentos em relatórios precisos. Esse processo abre a possibilidade dos equívocos serem identificados de maneira precoce, de forma que as devidas correções sejam efetivadas com prontidão.
Por meio das informações que foram fornecidas, é possível fazer uma leitura analítica e compreender melhor a dinâmica do negócio do cliente. Esse cenário permite oferecer consultorias estratégicas, formando uma parceria de sucesso.
Otimização das operações
Um programa permite conduzir os processos com agilidade, qualidade e precisão. Os cálculos são efetuados com facilidade na plataforma e de maneira otimizada. O sistema também faz a notificação de erros, o que evita o retrabalho.
Também é possível acrescentar que a solução é integrada. Dessa forma, a inserção de dados em um módulo se intercomunica com as outras áreas do programa. Assim, as informações são administradas de forma eficiente, o que minimiza a chance de equívocos.
O retrabalho pode prejudicar a gestão dentro de um escritório contábil, pois, os procedimentos e o fluxo de trabalho são afetados negativamente pelas necessidades de ajuste. A tecnologia na contabilidade abre oportunidades para facilitar as operações e otimizar procedimentos. Adotar uma ferramenta automatizada é uma ótima alternativa para potencializar os processos e minimizar o índice de equívocos nos serviços prestados.
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Uma resposta
Muito boa matéria