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Confira 5 dicas para acabar com erros operacionais em escritórios de contabilidade

Em escritórios de contabilidade, erros operacionais são uma das principais causas de problemas com prazos e cálculos. Além de prejudicar a continuidade do trabalho, que precisa ser refeito e revisado mais de uma vez, a ocorrência desses erros pode levar a um desgaste entre a equipe de profissionais.

A boa notícia é que, nos últimos anos, principalmente devido ao avanço tecnológico, surgem cada vez mais ferramentas e práticas que ajudam a diminuir os erros operacionais.

Se você passa por dificuldades nesse quesito, não tema! No conteúdo a seguir explicamos como esses erros podem atrapalhar o trabalho de um escritório de contabilidade e trouxemos algumas dicas importantes para ajudar a solucionar esse problema. Então, aproveite essa oportunidade para se informar e faça uma boa leitura!

Como erros operacionais afetam um escritório de contabilidade?

Já mencionamos que os erros operacionais são um dos principais causadores de problemas, com prazos e cálculos de contabilidade. Quando esse tipo de erro acontece repetidas vezes, o desgaste entre a equipe de profissionais é inevitável, o que acaba atrapalhando outras relações importantes.

Profissionais que já têm experiência na área sabem perfeitamente que uma boa imagem é essencial para manter clientes e conseguir indicações para poder fechar mais negócios. No entanto, quando erros operacionais afetam a agilidade do trabalho, e, pior, a sua qualidade, quem mais sofre é a imagem do escritório frente aos clientes e parceiros.

Uma vez que os clientes sintam que o trabalho não vem sendo feito da melhor forma, ou por algum motivo sintam-se prejudicados por erros cometidos pelo escritório, cria-se uma mancha na imagem que é praticamente impossível reparar. Além do mais, os erros acabam gerando um custo a mais para o escritório, pois afeta a produtividade e o desempenho de toda a equipe.

Antigamente, muitos desses erros eram comuns e até faziam parte da rotina de trabalho da contabilidade. No entanto, novas soluções tecnológicas e algumas práticas inovadoras trouxeram uma nova realidade, oferecendo diversas soluções para minimizar os erros operacionais.

Como evitar os erros operacionais?

Embora os erros, até certo ponto, façam parte da rotina de trabalho de qualquer profissão, escritórios de contabilidade têm obtido êxito em diminuir esses erros adotando algumas medidas simples. A seguir, listamos 5 dicas para acabar de vez com os erros operacionais!

1. Organize documentos

Dentro dos escritórios contábeis, a organização é imprescindível para um trabalho eficiente. O acúmulo de papel e a desorganização, além prejudicar a agilidade do trabalho, pode levar o escritório a cometer erros financeiros e fiscais.

Para que a organização ajude o trabalho, é altamente recomendável manter cópias digitais de todos os documentos, separando-os em categorias e datas, e se livrar do máximo possível de documentos físicos que não são importantes.

Outra prática fundamental é manter a conciliação bancária sempre atualizada, para evitar problemas com finanças e obrigações fiscais.

2. Mantenha a equipe atualizada

A legislação contábil brasileira é bastante complexa e está sempre sujeita a alterações repentinas, especialmente em períodos de troca de governo. Tivemos há pouco tempo a Reforma Trabalhista e a Reforma da Previdência, por exemplo.

Por isso, escritórios e profissionais que acreditam que apenas a experiência é o suficiente para prestar um bom serviço tendem a perder oportunidades e pertencer ao segundo escalão do mercado.

Parar no tempo em relação às mudanças de leis também quer dizer que a equipe, cedo ou tarde, começará a cometer cada vez mais erros operacionais. Isso pode minar o trabalho construído ao longo de anos, de forma irreversível.

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3. Aproveite a tecnologia e as ferramentas digitais

O tempo em que o trabalho de um escritório era refém de planilhas e do trabalho manual está com os dias contados. O avanço tecnológico dos últimos anos trouxe melhorias inimagináveis para a rotina dos escritórios.

Os softwares de contabilidade são, provavelmente, o maior avanço recente para a rotina de trabalho. Esses programas podem automatizar diversos processos que antes eram feitos manualmente em planilhas, economizando muito tempo de trabalho para focar em outras questões importantes.

Esses programas ainda contam com funções de trabalho em equipe, facilitando a organização do trabalho coletivo e a confecção e envio de documentos importantes, como os Certificados Digitais.

Outro avanço significante, muito adotado por escritórios, é o uso do armazenamento em nuvem. Esse tipo de armazenamento permite guardar documentos de forma segura em contas online, para acessá-los de qualquer dispositivo com conexão com a internet.

4. Crie um sistema de feedbacks

Ser responsável pelo desempenho de uma equipe e pela satisfação da carteira de clientes pode ser uma tarefa bem difícil, mas um bom sistema de feedbacks pode ajudar. Ter um sistema para receber feedbacks dos clientes, sobre a satisfação e qualidade dos serviços, facilita a identificação de erros operacionais que poderiam passar batidos.

Além disso, ao demonstrar uma preocupação com a opinião do cliente, ele se sente importante e valorizado, como parte do processo de amadurecimento e crescimento do seu negócio. E o mesmo vale para os funcionários.

Qualquer empresa ou negócio que almeja se destacar no mercado precisa criar mecanismos para receber feedbacks e absorver críticas, elogios e demandas.

5. Coordene o trabalho em equipe

Para que o trabalho de um escritório seja feito de forma rápida e fluida, é preciso que haja uma boa coordenação de equipe. Delegar tarefas com clareza e, conjuntamente, estabelecer prazos, acordos e rotinas de trabalho, ajuda a evitar os erros operacionais mais comuns.

Com uma equipe que desenvolva um perfil e trabalhe de forma harmoniosa, a produtividade pode crescer de forma contínua, liberando os funcionários para ir em busca de mais negócios e clientes.

Uma boa forma de coordenar uma equipe é realizar reuniões periódicas para avaliar o trabalho e explorar possíveis pontos de aprimoramento. Os treinamentos também são uma forma eficiente de alinhar o trabalho e compartilhar demandas.

Por onde começar as mudanças?

As dicas apresentadas neste post podem ser colocadas em prática de forma independente, mas se você quer saber por onde é melhor começar, normalmente o primeiro passo é cuidar da organização. Ter um ambiente de trabalho limpo, organizado e, acima de tudo, racionalizado, é prioridade para evitar os erros operacionais mais corriqueiros.

Em segundo lugar, a prática que mais tem beneficiado escritórios de contabilidade é a adoção de um software apropriado. Com a automatização de tarefas e a economia de tempo, além de se obter uma grande redução nos erros humanos, ficará mais fácil para toda a equipe se concentrar nas outras mudanças que se deseja fazer.

Por fim, os erros operacionais são um problema que pode ser superado com esforço, planejamento e um pouco de paciência. Então, se você acha que o seu escritório pode se beneficiar das dicas que apresentamos, não deixe de compartilhar esse conteúdo nas suas redes sociais e mostrá-lo aos seus colegas de trabalho!

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