fbpx

Sistema contábil e Empresarial | Consisa Sistemas

Blog

Contábil /
Compartilhar
  • Google Plus
  • Pinterest

Como aplicar a desburocratização nas empresas de contabilidade?

Escritórios de contabilidade lidam com muitas atividades que costumam ser tidas como sinônimo de burocratização. A quantidade de dados que são trabalhados num escritório diariamente é enorme e, se não houverem processos bem definidos, pode gerar muitas falhas e retrabalhos. Por isso, é preciso saber como desburocratizar processos da empresa, a fim de que eles fiquem modernizados e sejam bem feitos.

A desburocratização traz benefícios para todos os envolvidos — stakeholders. Ela melhora a disposição das informações para os clientes, proporciona maior engajamento e motivação para os colaboradores. Além de ajudar a empresa a crescer e se destacar no mercado, já que torna os processos mais ágeis, precisos e corretos.

Se a sua empresa ainda trabalha com muita burocracia e precisa mudar essa realidade, confira, a seguir, o artigo que preparamos com as melhores dicas!

Fazer o mapeamento de processos

O mapeamento de processos tem o objetivo de fazer com que as atividades empresariais sejam padronizadas e feitas corretamente, independentemente de quem as realize. Ensinaremos um modelo simples de ser feito, mas busque contar com, pelo menos, mais uma pessoa envolvida na atividade, para garantir que nada será esquecido.

Escrevam em um papel tudo o que lembrarem que é necessário para a realização da atividade. Essa primeira parte pode ser desorganizada, é apenas um brainstorming. Não se esqueçam de colocar:

  • produtos necessários;
  • fornecedores;
  • cada fase da atividade;
  • resultado esperado.

Depois, para detalhar os processos, organize em uma espécie de “mapa”, com ordem correta, tempo estimado e responsável por cada etapa, início e fim. Faça o teste do uso do mapeamento algumas vezes com o intuito de entender se existe algum gargalo que pode ser corrigido ou fase que não foi contemplada. Após o teste, revise o seu mapeamento e corrija o que for necessário.

A burocracia costuma ser associada à lentidão e necessidade de retrabalho. Essa atividade de documentar e revisar os processos evita justamente isso, tendo em vista que qualquer dúvida que tiver no processo estará com a solução documentada em um mapeamento acessível a todos.

No processo de revisão do mapeamento, é possível perceber que alguns processos que antes passavam por vários setores e pessoas podem ser simplificados, aprimorados e finalizados em menor tempo, mas com a mesma qualidade.

Centralizar as informações

Um aspecto relevante que aumenta a burocracia nos escritórios de contabilidade é a quantidade de informações. São dados de diferentes empresas sendo geridos por apenas uma, o que pode ocasionar em dificuldades quando, por exemplo, o cliente solicita alguma informação sobre a sua situação tributária.

Existe uma demora para saber quem é o responsável pela etapa desejada ou para saber se o processo do cliente já foi finalizado. Utilizar plataformas que centralizam as atividades, prazos e responsáveis vai auxiliar na organização e desburocratização.

Essas plataformas podem ser utilizadas tanto internamente quanto com o cliente, para que ele fique ciente de sua situação e de suas obrigações contábeis sem precisar consultar o escritório. Ferramentas como o Trello e o Asana são indicadas para isso.

No entanto, todos devem ser treinados para o uso da plataforma e instigados a estar sempre atualizando o quadro de tarefas. Caso contrário, o efeito será inverso ao desejado e vai aumentar ainda mais a burocracia da empresa, pelo desencontro de informações.

Powered by Rock Convert

Otimizar as reuniões

Reuniões são boas aliadas para a tomada democrática de decisões, mas o gestor deve saber os momentos certos de usá-las, independentemente de serem internas ou com clientes. Quando desnecessária ou longa demais, a discussão torna o dia improdutivo e desmotiva os participantes.

Quando for planejar uma reunião, pense todos os pontos que devem ser discutidos nela e tenha confiança nas decisões tomadas, para que aquele ponto não venha a ser debatido novamente, o que ocasiona em retrabalho e muita burocracia.

Dar maior autonomia à equipe

Quando as atividades da empresa só avançam após a autorização do proprietário, é comum que o escritório seja tido como burocrático, tendo em vista que demora na realização das obrigações com o cliente. Assim, ele não consegue crescer nem se destacar no mercado.

Já em situações que o empresário dá autonomia aos colaboradores, o processo tende a ser realizado com maior rapidez, pois não tem pausas para aguardar as aprovações dele. Além disso, a equipe se sente muito mais confiante e engajada, ao perceber que sua competência está sendo reconhecida.

Outro problema é quando apenas um colaborador sabe realizar determinada atividade. Caso ele tenha algum imprevisto ou adoeça, por exemplo, a tarefa fica paralisada até que ele volte. Então, é importante ter especialistas em cada fase, mas ter também outras pessoas que saibam como fazer aquilo.

Ter uma cultura organizacional

A cultura organizacional é o conjunto de valores, crenças e comportamento das pessoas inseridas na empresa. Uma boa e forte cultura proporciona diversos benefícios à instituição, como melhor comunicação, maior engajamento, produtividade, alinhamento e organização.

Todos esses benefícios juntos garantem a desburocratização, já que os colaboradores estarão livres para inovar e exercer a criatividade. Quando todos colaboram, o ambiente se torna mais dinâmico e moderno, se desprendendo de práticas que não agregam e que apenas geram gargalos no processo.

Utilizar a tecnologia e a inovação

Uma das maiores contribuintes para desburocratizar processos da empresa é a tecnologia. Não há como falar em escritório de contabilidade moderno e eficiente sem citar o uso da automatização que agrega na realização das tarefas.

Ter um software contábil permite que nenhum dado seja perdido, pois armazena tudo na nuvem. Então, quando o contador necessitar de alguma informação, basta acessar a aba desejada e terá tudo em mãos, diferente do que acontece quando os registros são feitos em papéis que podem demorar a serem encontrados.

A plataforma digital ainda é capaz de gerar as métricas do negócio, sem que seja necessário que o colaborador faça cálculos manuais. Com o relatório em mãos, fica mais ágil a tomada de decisões e a identificação das necessidades de melhoria do negócio.

Saber como desburocratizar processos da empresa deve ser preocupação constante de qualquer empresário, pois sempre haverá mudanças no mercado que proporcionarão desburocratização de alguma atividade realizada. Por isso, é importante estar sempre antenado e inovando.

Gostou do nosso conteúdo? Então, baixe agora mesmo o nosso e-book com as melhores ferramentas para a gestão de um escritório contábil e aumente os seus resultados!

Powered by Rock Convert

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Todos os campos são obrigatórios.

Exclusivo para você! Assine nossa newsletter e receba conteúdos antes de todo mundo.

Quer conhecer mais sobre nossa solução contábil?

Nossa equipe está pronta para esclarecer todas as suas dúvidas sobre nossa ferramenta e alavancar o seu negócio. Entre em contato através de um de nossos canais.

Já é nosso cliente?

Acesse nossa área exclusiva para clientes.
Área para clientes