Aperfeiçoar os serviços contábeis não só é importante, como também crucial. O mercado contábil está em constante evolução e, nesse cenário, escritórios que ficam parados no tempo tornam-se pouco competitivos e podem fechar as portas em curto e médio prazo. O que fazer, então?
Há diversas possibilidades, como iniciar um programa de melhoria contínua, adotar tecnologias de ponta ou acompanhar seus clientes com proximidade, por exemplo. Com isso, pode-se alcançar resultados expressivos, além de criar escritório perene e longevo.
Nos próximos tópicos, explicaremos minuciosamente como aprimorar os serviços contábeis de seu negócio e atingir resultados superiores. Então, continue atentamente a leitura!
Adote um programa de melhoria contínua
Como explicado, tudo está mudando rapidamente. Os processos estão passando por uma forte transformação digital, o que certamente impacta o mercado contábil. Assim, não adiante apostar em “mais do mesmo” — é preciso progredir de forma consistente.
Felizmente, existem muitos programas que podem subsidiar a melhoria contínua no escritório contábil. Um dos mais importantes (e fáceis de entender) é o ciclo PDCA, também chamado de ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming.
Em suma, consiste em um método que objetiva promover melhorias contínuas na empresa por meio de etapas de planejamento, execução, checagem dos resultados e ação corretiva.
Sendo assim, o ciclo começa com um plano (plan), sendo seguido pela execução (do) com o máximo de acerto possível. Os resultados obtidos são checados (check) e eventuais erros são corrigidos em uma ação corretiva (act). Depois, se inicia um novo planejamento.
Quando esse processo é replicado várias vezes — planejando, executando e corrigindo —, o escritório contábil pode ter um grandioso progresso e superar resultados anteriores.
Estabeleça uma forte cultura customer-centric
O termo “cultura organizacional” refere-se ao conjunto de crenças, hábitos e valores que norteiam o negócio. Algumas empresas contam com uma cultura orientada para processos ou documentos, na qual se estabelece uma raiz metódica e burocrática.
Por outro lado, algumas das empresas mais bem-sucedidas — e isso certamente inclui empresas do setor financeiro — contam com uma cultura centrada nos clientes, chamadas de cultura customer-centric. Isso significa que o sucesso do cliente é o foco central.
Há muitas dicas para estabelecer esse tipo de cultura. Primeiro, adote o chamado gerente de contas, um contador que é responsável por acompanhar seu cliente ao longo dos exercícios e explicar os principais demonstrativos, além de oferecer dicas de como melhorá-los.
Também é interessante monitorar o nível de satisfação e lealdade dos seus clientes por meio do Net Promoter Score (NPS), um indicador-chave de desempenho de fácil aplicação. Assim, você saberá se seus atuais clientes são promotores ou detratores do escritório.
Conheça o fluxo dos seus processos contábeis
Não é porque a cultura está centrada nos clientes do escritório que os processos serão deixados em segundo plano. Muito pelo contrário: é preciso identificar e aperfeiçoar os processos contábeis mais relevantes, no intuito de reduzir erros e desperdícios.
Como em todo empreendimento, o escritório contábil conta com uma enorme quantidade de processos. Como, então, definir os que são mais importantes e precisam de atenção?
Primeiro, tenha em mente que cerca de 20% de todos os processos entregam 80% dos resultados do seu escritório. Essa afirmação tem base no princípio de Pareto, também chamado de regra 80/20. Então, investigue seus processos-chave.
Depois disso, é hora de aperfeiçoá-los. Para tal fim, a criação de fluxogramas (que são representações gráficas dos processos com base em elementos geométricos) podem ajudar bastante. Assim, os contadores saberão exatamente o que fazer no expediente.
Quando os processos são mal delimitados, existe uma probabilidade muito superior de erros, problemas e até conflitos interpessoais. Além de afetar a qualidade dos serviços contábeis, isso gera prejuízos financeiros ao escritório e afasta os principais clientes.
Estabeleça objetivos e metas claras para o futuro
Outro ponto importante é contar com uma perspectiva sólida para o futuro, isto é, metas que direcionem os contadores e demais profissionais que fazem parte do escritório. Desse modo, é possível obter resultados superiores e aprimorar os serviços.
Você pode ter como meta, por exemplo, reduzir o tempo médio para elaboração dos demonstrativos de resultados do exercício (DRE). Ou, ainda, reunir-se trimestralmente com os seus clientes para analisar os avanços do balanço patrimonial (BP) consolidado.
Para definir boas metas, é preciso ter alguns aspectos em mente. Confira:
- defina metas que levem a objetivos maiores e mais complexos;
- estabeleça metas que sejam mensuráveis, isto é, baseadas em números;
- não deixe a meta impossível de atingir, pois isso desestimula o time;
- fragmente suas metas em tarefas menores e distribua entre os funcionários;
- avalie o progresso da sua meta ao longo do tempo;
- trabalhe com metas de curto prazo, quinzenais, mensais ou trimestrais.
Felizmente, há muitos métodos que facilitam o trabalho com metas. O método SMART é um bom exemplo, sendo que ele preconiza que metas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis e com prazo bem definido. O método OKR é outro ótimo exemplo.
Conte com a tecnologia como sua aliada
Se quer aprimorar seus serviços, contar com boas tecnologias é quase que uma obrigação. Bons softwares permitem que todo o trabalho seja realizado de maneira fluida, certeira e ágil, permitindo até mesmo que tarefas mais burocráticas sejam automatizadas.
Ao abrir mão da tecnologia, seu escritório pode perder tempo e dinheiro, dois recursos que são essenciais. Afinal, todos os processos ficam mais onerosos e complicados.
Nesse sentido, uma boa tecnologia pode ser considerada um investimento estratégico. Ela não só ajuda a melhorar os serviços contábeis como também garante que o escritório tenha um rendimento superior à média, destacando-se dos seus demais competidores.
Portanto, engaje-se na busca por um bom software contábil. Ele deve atender as demandas do seu escritório e, claro, dos seus clientes. Para tanto, avalie a reputação do seu fornecedor, verifique a relação custo-benefício e agende uma demonstração da tecnologia.
Lembre-se de que a melhoria dos seus serviços contábeis depende de um bom método de gestão da qualidade, além de processos bem delimitados, metas desafiadoras e uma tecnologia que potencialize o trabalho diário.
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