Na empresa que você faz a gestão, durante o mês, surgem tantos documentos que você chega a perder as contas? Talvez você não saiba, mas esteja negligenciando algo de extrema importância se não sabe como fazer uma gestão segura de documentos fiscais. Eles devem ser geridos de maneira eficiente, para evitar problemas futuros, que podem até mesmo incluir órgãos fiscalizadores.
Para evitar que o seu escritório passe por uma situação complicada, trouxemos um passo a passo de como fazer a gestão adequada e segura dos arquivos. São dicas fáceis de implementar e que, sem dúvidas, vão fazer a diferença — positivamente — na rotina da sua empresa. Continue a leitura e saiba tudo sobre o assunto.
Importância de investir na gestão segura de documentos fiscais
Os documentos fiscais são comprovantes de entradas e saídas que podem auxiliar o gestor ou contador a conferir dados em caso de dúvidas. É importante que isso seja bem organizado, especialmente, quando o número de transações da organização é grande ou é de responsabilidade de mais de um colaborador.
Além disso, existe uma obrigatoriedade prevista em lei para o armazenamento de comprovantes por um tempo. Isso varia a cada documento, mas, o comum é que seja de 5 anos.
Este é o tempo que o fisco tem para solicitar alguma comprovação que seja necessária e, também, o tempo que, em caso de dívidas, um nome pode ficar negativado. Caso a empresa não tenha o arquivo, poderá incidir em uma multa.
Tendo em vista a importância de armazenar os documentos fiscais, vale ressaltar que não basta simplesmente guardar de qualquer maneira. Eles podem ser perdidos, rasgados, queimados, amassados ou, simplesmente, gerar desorganização, onde não se encontra o que deseja em tempo hábil.
Dicas de como fazer uma gestão segura de documentos fiscais
O gestor precisa ter organização e segurança quanto à gestão de documentos fiscais. Afinal, a longo prazo, vai ter uma infinidade de dados importantes que estão em tais papéis e que são de sua responsabilidade. Por isso, separamos algumas dicas para a sua empresa. Leia atentamente.
Faça a verificação dos comprovantes fiscais
O primeiro passo ao receber um documento fiscal é garantir a sua veracidade, ainda que venha de um fornecedor já antigo e confiável. É possível verificar a autenticidade das notas fiscais pelo site da Sefaz.
Essa emissão de documentos falsos é um crime, que pode ser feito, por exemplo, para sonegar impostos ou para lavagem de dinheiro. Além disso, pode representar um futuro perigo ou prejuízo para a sua empresa.
Padronize a classificação
A padronização é uma técnica útil em diferentes atividades da sua empresa e também pode ser utilizada para organizar estes documentos. Eles podem ser divididos por categorias e setores, de acordo com a sua realidade.
Existem algumas ferramentas que podem ajudar. Uma sugestão para melhorar a sua organização é com o plano de contas, de modo que você consiga separar os documentos por:
- setores — administrativo, comercial, logística, etc;
- tipos de custos — máquinas, equipamentos, material de escritório, software, etc.
Com isso, os documentos vão estar guardados de forma organizada e fácil de encontrar, já que estarão em seus respectivos setores e tipos de custos. Além disso, você conseguirá analisar quais são os setores que mais custam para a sua empresa e com quais materiais esses gastos são direcionados.
Direcione a função para pessoas específicas
Todas as dicas que demos até agora serão ainda mais eficientes se você puder designar essa função para o mínimo de pessoas possível. Dê preferência àquelas que são mais atenciosas e organizadas, para que quando o comprovante for requisitado, você consiga encontrar de forma rápida.
Não adianta acreditar que, somente por ter um padrão de armazenamento, qualquer pessoa pode mexer naquilo a qualquer tempo. A possibilidade de erros operacionais fica maior, como uma confusão de informações e algum documento colocado no local errado.
Inclua o processo na rotina
Entenda quanto tempo do seu dia, semana ou mês é preciso demandar para esta atividade e organize junto com as outras obrigações do setor. Isso pode ser um desafio, mas facilita no momento de fechamento do mês.
Por parecer simples, é comum que ocorram alguns erros no processo de organização dos documentos, já que não é dada a atenção necessária. Por isso, é importante incluir na rotina de processo contábeis, para que o foco seja somente nessa tarefa e nenhuma entrada ou saída passem despercebidas.
Saiba como utilizar a tecnologia ao seu favor
A transformação tecnológica pode ser vista como uma grande assistente dos gestores. Os softwares são capazes de organizar os dados e trazer informações — muitas vezes, até relatórios — sobre qualquer coisa da empresa, desde que tenha sido alimentado por alguém.
Digitalizar os seus documentos fiscais e guardar nessas plataformas traz muitos benefícios. Alguns exemplos:
- armazenamento em nuvem — os arquivos não correm o risco de serem perdidos, pois estão armazenados numa plataforma online;
- integração automática — as NFe, NFCe e CTe são integradas pelo sistema;
- facilidade de compartilhamento — é possível que qualquer pessoa da empresa acesse o documento sem precisar desorganizá-los para pegar, desde que tenha tal permissão;
- acesso online — o gestor pode acessar os documentos de qualquer local, até mesmo de sua casa;
- diminuição de erros — por fazer a integração completa, o gestor ou contador não precisam realizar conferências, pois o sistema já faz de forma rápida e segura.
Com tudo isso, o responsável pela gestão alcança uma maior produtividade e tem menor necessidade de retrabalho. Afinal, muitas atividades de sua competência serão repassadas para o software que as realiza de maneira precisa e completa.
De todo modo, é inegável que a tendência é que a tecnologia esteja em cada processo de uma empresa. Então, a organização fiscal é mais um passo para que seu negócio esteja atualizado com relação ao mercado em que atua.
Ter em mãos ferramentas para garantir a gestão segura de documentos fiscais é imprescindível para qualquer empresa que lida com NFe e NFCe, por exemplo. Organização, padronização e automatização são primordiais para o bom trabalho do setor contábil.
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