Toda empresa possui várias obrigações a serem cumpridas para ficar em regularidade com o fisco. Muitas vezes, isso pode fazer com que os empresários fiquem em dúvida se o negócio realmente está em dia com todas as burocracias.
Nesse sentido, fazer o controle da CND — Certidão Negativa de Débitos — é essencial, pois trata-se de um documento que confirma não haver nenhuma pendência e mantém a situação do CNPJ atualizada.
Quando uma empresa faz o controle periódico de suas certidões, ela evita passar por situações desagradáveis e consegue resolver com agilidade possíveis problemas. Por isso, conhecer melhor a CND e como fazer um controle automatizado é essencial. Que saber mais sobre o assunto? Continue a leitura para conferir!
O que é CND?
A Certidão Negativa de Débito é um documento emitido por determinados órgãos no intuito de mostrar se uma pessoa — Física ou Jurídica — possui pendências financeiras ou processuais no que compete àquele órgão. Elas costumam ter prazo de validade, que geralmente é de 90 a 180 dias.
É comum que um empresário tente fazer alguma aquisição ou financiamento e, entre os documentos solicitados, encontre essa certidão. Se não houver um controle de CND rígido, o gestor pode se surpreender com uma certidão positiva — o que, na verdade, não é algo bom. Isso porque a CND pode ser:
- negativa — significa que a empresa está em dia com aquele órgão;
- positiva — existem pendências a resolver;
- positiva com efeito negativo — quer dizer que existe uma pendência, mas que já está sendo resolvida.
Existem CNDs federais, estaduais e municipais, mas cada órgão conta com diversos tipos que têm formas de emissão particulares, a depender de qual órgão compete a elas. Vamos citar algumas, apenas no intuito de explanar as diferentes natureza: existem as trabalhistas, de protesto, cível, criminal, fiscal, de falência e concordata, por exemplo.
Qual a importância de mantê-las em dias?
Não fazer um controle periódico da CND prejudica a organização, pois pode ser que alguma pendência que venha a surgir seja impossível de ser resolvida em tempo hábil. Muitas oportunidades podem ser perdidas simplesmente pela falta desse controle — e é importante destacar que nem mesmo existem custos para manter as certificações em dia.
Uma situação que pode ocorrer é o pagamento de algum tributo não ser computado. Assim, o CNPJ fica pendente junto ao fisco e o gestor não tem conhecimento do fato. Apenas quando o gestor precisar de uma CND é que ele perceberá a existência do débito.
O que fazer em caso de emitir CND positiva?
Se alguma certidão sair com efeito positivo, significa que a empresa tem pendências. No entanto, você não precisa se preocupar. Basta entrar em contato com o órgão para entender a que se refere o débito e quitá-lo o mais rápido possível.
Se o gestor acredita que aquele débito já foi pago, precisará comprovar o pagamento junto ao seu contador. Em alguns casos, como o de negociação de dívidas, é importante contar também com o auxílio de um advogado.
Como fazer o controle de CND?
Um escritório de contabilidade possui vários clientes, cada um com diferentes certidões a serem emitidas. Realizar esse processo manualmente demanda muito tempo, sendo possível a ocorrência de erros. Para fazer o controle da CND, é possível recorrer a meios eletrônicos, o que torna o processo muito mais simples e ágil.
Na ConsisaNet, esse processo é realizado de forma centralizada e automatizada. O módulo disponibiliza as certidões negativas de cada cliente do escritório de contabilidade. Para isso, basta que o contador insira o CNPJ da empresa e informe quais certidões deseja controlar. O sistema abrange certidões federais, estaduais e municipais.
Ter uma solução automatizada permite o controle das CNDs de forma segura. Confira as principais funcionalidades do software do ConsisaNet:
- informa a data de validade da certidão;
- permite a configuração da renovação automática da certidão, dias antes do seu vencimento;
- envia uma notificação sobre a situação da certidão ao contador e/ou à empresa;
- faz a solicitação junto ao órgão competente;
- disponibiliza todas as certidões em PDF;
- permite que seja criado um conjunto de certidões para facilitar a atribuição às empresas;
- caso exista alguma pendência, o sistema notifica a impossibilidade de emissão da certidão negativa.
A ferramenta automática traz maior agilidade ao processo operacional, o que permite que o contador e seus colaboradores se concentrem em atividades estratégicas. Além disso, fazer o controle da CND e armazenar os documentos no software garante mais segurança, já que nenhuma informação será perdida ou confundida com a de outros clientes.
Gostou da solução da ConsisaNet? Entre em contato conosco agora mesmo e conheça mais sobre nossas vantagens!
