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Como fazer o controle das certidões negativas?

Ter o controle das certidões negativas é importante para comprovar a legalidade da empresa, em situações que forem solicitadas. Além disso, evita a cobrança de débitos já quitados, uma vez que o empresário terá os meios de comprovar com o documento emitido.

A quantidade de órgãos que emitem certidões negativas é grande e precisa de atualização periódica. Por isso, para os escritórios de contabilidade, oferecer esse serviço é um diferencial que garante maior segurança e confiança dos clientes.

Para saber como emitir e controlar as certidões de cada um de seus clientes, continue a leitura!

O que é certidão negativa?

A certidão negativa indica se existem débitos ou processos pendentes no CNPJ da organização. Ela pode ser solicitada pelo empresário ou pelo seu contador a qualquer momento no órgão responsável. Ela pode ser de 3 tipos:

  • Negativa — caso não haja nenhuma pendência na razão social;
  • Positiva — se houver pendências não cumpridas;
  • Positiva com efeito negativo — ocorre quando a irregularidade já está sendo resolvida, como no caso de parcelamento de dívidas.

Quais são os tipos de certidão negativa?

Existem vários tipos de certidão negativa, desde aqueles que podem ser cedidos por órgãos municipais até os federais. Falaremos sobre as que são mais comuns de serem pedidas para comprovar a boa índole de sua empresa e daremos o passo a passo na hora de emitir cada uma delas.

Certidão Federal (cível, criminal ou fiscal)

Ela serve para identificar se a instituição tem processos em aberto de natureza cível, criminal ou fiscal. Apesar de ser uma certidão negativa federal, há um procedimento particular para cada fórum da Justiça Federal. No geral, basta inserir a razão social e o CNPJ. Caso não haja pendências nessa instância, será emitido o comprovante. Separamos o link de emissão em alguns estados:

Certidão de Débitos Estadual

Serve para indicar se a empresa tem débitos com a Secretaria da Fazenda do estado. É outra certidão que tem um processo diferente em cada estado, mas também é muito simples. A maioria dos estados solicita apenas o CNPJ e pode ser feito de forma online. Listamos alguns estados abaixo:

Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União

Se refere à regularidade fiscal quanto aos créditos tributários federais e com relação à Dívida Ativa da União, que são administrados pela Receita Federal do Brasil e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Para emitir, precisa apenas acessar o site da Receita Federal e colocar o CNPJ.

Certidão Negativa de Débitos Municipais

É um tipo de emissão ainda mais particular. Algumas prefeituras já fazem a emissão online, mas, em outras, ainda é preciso solicitar presencialmente. No geral, basta comparecer à prefeitura com o CNPJ da empresa. Caso não saiba sobre o site do seu município disponibilizar essa funcionalidade, entre em contato com a secretaria.

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 Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

É a mesma certidão para todo o país, que reúne dados de todos os TRTs (Tribunais Regionais do Trabalho) no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT). A emissão é feita pelo Portal do Tribunal Superior do Trabalho que verifica se a instituição solicitante:

  • fez ou pagou as obrigações trabalhistas impostas por sentença;
  • cumpriu com os acordos realizados perante as Comissões de Conciliação Prévia;
  • cumpriu com os acordos trabalhistas impostos por juiz;
  • acatou com todas as despesas oriundas dos processos trabalhistas, como custas e honorários de perito.

Certidão Negativa de Protesto

Essa certidão indica se há protestos no nome da sua empresa ou não. É possível requerer que ela seja relacionada aos débitos dos últimos 5 anos ou mais. O recomendado é buscar o cartório de sua cidade para a orientação sobre a emissão. A maioria tende a cobrar uma pequena taxa de entrega da certidão.

Outras certidões negativas

Além das que foram mencionadas, existem outras certidões que podem ser solicitadas, mas que não são tão comuns. Mesmo assim, valem ser conhecidas por todos os contadores. Algumas delas são:

  • Certidão Negativa do Imóvel — sobre pendências que impeçam a venda;
  • Certidão Negativa de Falência e Concordata – geralmente é usada em licitações;
  • Certidão Negativa de Tributos Imobiliários – dívidas de tributos imobiliários.

Por que é importante ter o controle dessas certidões?

Ter o controle das certidões negativas é importante para que não haja nenhuma surpresa desagradável quando surgir algum problema inesperado ou o desejo de aquisição de algum bem. Existem algumas situações nas quais as certidões podem ser solicitadas, são elas:

  • processos de licitação;
  • financiamentos e empréstimos;
  • compra de um imóvel;
  • auditorias.

Somente quando a empresa se encontra em alguma das situações citadas acima é que tem a preocupação de buscar por esse documento. Se o escritório de contabilidade faz o controle dessas certidões para seus clientes, isso é um diferencial praticamente sem custos, mas que garante a resolução de possíveis problemas que venham a aparecer. Isso também ajuda os gestores a terem mais confiança na hora de tomar decisões.

As certidões costumam ter validade entre 90 e 180 dias. Então, o contador deve ter um cronograma de atualização desse documento, pois a qualquer momento a situação empresarial pode mudar, refletindo no efeito do documento emitido.

Como a tecnologia pode ajudar no controle das certidões negativas?

Um escritório de contabilidade tem muitos clientes, o que resulta na necessidade da emissão de centenas de certidões negativas. É comum que o controle de documentos nesse ambiente fique confuso e falho. Então, o que era para ser um diferencial, pode se transformar em um grande desastre e insatisfação dos contratantes.

A solução mais eficaz para isso é o uso de softwares que disponibilizam uma aba de controle de certidões negativas. As vantagens da tecnologia nesse processo são:

  • maior agilidade no envio de informações para os clientes;
  • menor risco de não emissão na data estipulada;
  • armazenamento seguro;
  • integração com os demais dados da organização.

Investir na tecnologia é essencial em qualquer escritório de contabilidade. O uso de um software contribui no aumento da satisfação dos clientes e para que o negócio se destaque da concorrência. A tecnologia auxilia na automação de processos burocráticos, como o controle das certidões negativas, tornando-os otimizados e precisos.

É importante escolher um software prático e seguro, como o da Consisa Sistemas, que já está no mercado há 30 anos. Entre em contato conosco e surpreenda as empresas do seu escritório, oferecendo essa funcionalidade como um diferencial do seu serviço.

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