Consisa Sistemas - Como um software contábil pode aumentar a produtividade da equipe

Muitos escritórios se deparam com a realidade de colaboradores lentos e desmotivados em fazer atividades manuais. Mas é possível mudar isso ao investir em um software contábil que é capaz de executar muitas tarefas automaticamente e, desse modo, aumentar a produtividade da equipe.

Existem também outras medidas simples que vão auxiliar nesse processo de mudança e crescimento. Se aplicadas em conjunto, a empresa vai conseguir atender um maior número de clientes, fidelizá-los e ter um bom clima organizacional.

Neste artigo, separamos as melhores dicas para aumentar a produtividade e ensinamos como fazer cada uma delas de maneira eficaz. Confira o artigo e alavanque os seus resultados!

Dar feedbacks

O feedback constante tem dois papéis. O primeiro é identificar pontos de melhoria no intuito de se buscar estratégias para resolver a situação, de maneira que ela não mais ocorra. Nesse momento, seja empático e mostre que se importa com aquela pessoa.

O segundo papel do feedback é identificar atitudes positivas e recompensar os colaboradores por ela. Você pode apenas fazer um elogio, mas atitudes simples são ainda mais eficazes, como deixar um bilhete na mesa do colaborador, ressaltando a sua felicidade em tê-lo na equipe.

Em ambos os casos, se feito de maneira correta, o resultado serão pessoas motivadas e prontas para cumprir qualquer desafio proposto, pois os colaboradores saberão que serão reconhecidos e recompensados — ainda que de forma simples — pelos resultados alcançados. Dessa forma, irão se empenhar para aprimorar o trabalho e serem mais produtivos.

Orientar a realização dos processos

É comum que existam erros operacionais. Em especial, em atividades minuciosas e que demandam muita atenção como a contabilidade. Mas se isso se torna recorrente, é um problema, pois resulta em perda de tempo, pela necessidade de sempre ter que refazer o trabalho. 

Isso ocasiona um custo maior para a empresa, já que o colaborador poderia estar empenhado em outra tarefa, quando, na verdade, ainda está na anterior. Além de gerar um grande desgaste da equipe, a qual se sente incapaz por não alcançar o resultado esperado. Com isso, é criado um ambiente de tensão e desmotivação. 

A orientação dos processos ajuda a evitar essa situação desagradável. Para tal, o gestor precisa estar sempre disposto a tirar dúvidas, disponibilizar treinamentos e realizar reuniões periodicamente — se possível, mensais — para avaliar os pontos fracos e discutir, junto à equipe, o que pode ser melhorado.

Mapear os processos

Mapear processos contábeis consiste em entender e registrar, de modo simples, como cada atividade da empresa é feita. Isso permite que os processos sejam executados de forma organizada, sem muitos gargalos e rapidamente, tendo em vista que não será perdido tempo tentando entender a forma de realizar a tarefa. 

O mapeamento ainda garante que a atividade seja realizada da mesma maneira, independentemente de quem a realize. Uma vez que padroniza o passo a passo do fluxo de produção e o setor responsável por cada etapa, o mapeamento ajuda a garantir melhores resultados e o aumento na produtividade da equipe.

Ter uma boa comunicação

Ambientes com uma comunicação ruim são sinônimos de caos, já que ninguém sabe claramente o deve ser feito, nem a melhor maneira de realizar. Compartilhar as metas antes de seu início e comunicar a todos quem é o responsável por cada etapa e o prazo é essencial na harmonia do trabalho em equipe.

Para melhorar a comunicação, é importante também ter meios de comunicação oficial e informal. Uma lista de e-mail, por exemplo, serve para comunicar a todos, periodicamente, as novidades que ocorrerem na companhia. Uma outra opção é criar um grupo no Whatsapp. Assim, os colaboradores vão perceber que a empresa está incluindo-os, vão se engajar e entender que são os principais responsáveis pelo sucesso da organização. 

Construir uma cultura organizacional forte

Não há nada mais eficaz do que ter uma cultura organizacional bem definida. Ela é o conjunto de hábitos, crenças e valores que deve ser compartilhado por todos que fazem parte da empresa. Desde o momento do processo seletivo, o possível colaborador já deve ter traços que o identifiquem com a cultura, pois vai facilitar na sinergia com a organização.

No intuito de aumentar a produtividade da equipe, todos vão estar unidos na busca de um mesmo propósito, alinhando as suas atividades e trabalhando juntos, pois os colaboradores vão adotar as tarefas a serem feitas quase que como uma meta pessoal.

Adotar tecnologias

Muitas ferramentas aliadas à tecnologia auxiliam no gerenciamento de tarefas, seja para compartilhar o andamento em tempo real com todos (Google Docs) ou na hora de verificar o responsável, prazo e status da atividade (Trello ou Asana).

Algumas empresas precisam fazer home office ou visitar clientes, como é o caso do contador. Por isso, ter acesso às informações em qualquer lugar é crucial para aumentar a produtividade da equipe. Com o uso de tecnologias, é possível realizar as demandas sem que os colaboradores corram o risco de perder o que já foi feito, uma vez que tudo está armazenado na nuvem.

Utilizar um software contábil

Até os anos 2000 a imagem que se tinha do escritório contábil era um local repleto de papéis, planilhas impressas e arquivos físicos. Muitas vezes, ao necessitar de determinado documento, o responsável passava vários minutos até localizar na pilha de papéis. Com a tecnologia, essa realidade deve ser esquecida, pois os softwares contábeis organizam as informações, de maneira que agiliza esse processo e o colaborador consegue ser mais produtivo.

Ter um bom software é exigência para qualquer escritório que queira estar atualizado e à frente dos concorrentes. Mas é preciso escolher com atenção o que melhor se encaixa em suas necessidades e aquele que é mais prático, com o intuito de evitar gargalos e perda de tempo. Para isso, ao escolher o seu software contábil considere:

• tempo de mercado do criador da ferramenta;
• funcionalidades;
• facilidade de uso;
• possibilidade de integração contábil;
• valor do investimento;
• qualidade do suporte.

Com esses atributos, a plataforma vai otimizar os processos e diminuir o tempo gasto em atividades do dia a dia, além de evitar retrabalhos, por fazer análises corretas e não perder nenhum dado inserido nele.

As ferramentas do Consisanet Contábil, por exemplo, oferecem soluções modernas que garantem segurança fiscal e tributária, agilidade nos processos e aumento da capacidade de atendimento do escritório. 

Entre as funcionalidades que proporcionam esses benefícios, é possível citar as métricas que são geradas automaticamente pelo sistema, com base nos dados colocados nele. Dessa forma, não é necessário que o indivíduo se ocupe em fazer os cálculos para ter os resultados.

As dicas abordadas aqui devem ser aplicadas de acordo com a realidade e necessidade de cada empresa, mas se traduz em eficiência e satisfação dos clientes. Investir em aumentar a produtividade da equipe é simples e o software contábil vai ser essencial nessa jornada.

Agora que você já sabe a importância do software para a sua empresa, entre em contato com a Consisa Sistemas e peça uma demonstração gratuita da nossa ferramenta.