Contar com um software em um escritório de contabilidade é essencial para garantir a qualidade dos procedimentos e evitar equívocos. Algumas corporações podem até mesmo disponibilizar um sistema de contabilidade gratuito, de modo a demonstrar as potencialidades das soluções que elas desenvolvem.
Recorrer a essas amostras para avaliar a ferramenta é algo possível, mas o problema é quando alguns contadores optam por ficar somente com a versão gratuita, sem investir mais além. Como resultado, o profissional vai contar com um sistema bastante limitado e com poucos recursos, o que gera entraves na rotina e dificuldades no fluxo de trabalho.
Quer entender mais sobre o assunto para aprender quais são os obstáculos que um programa gratuito pode trazer a longo prazo para o escritório contábil? Continue acompanhando e saiba mais!
Quais as desvantagens de utilizar um sistema de contabilidade gratuito?
Apesar de atender a algumas necessidades do escritório, o sistema de contabilidade gratuito apresenta diversas desvantagens. Entenda melhor esses problemas a seguir!
Poucas funcionalidades disponíveis
A solução gratuita conta apenas com o básico para a contabilidade, facilitando apenas uma pequena parcela dos procedimentos. Com isso, você vai gastar muito tempo entrando em contato com o cliente e enviando informações por e-mail, de forma lenta, dispendiosa e pouco segura.
Além disso, o lançamento de dados é predominantemente manual, com grande suscetibilidade para erros e gerando retrabalho. Também não há integração entre sistemas ou tecnologias avançadas para fazer uma gestão à distância, o que gera ainda mais trabalho manual.
Menor nível de segurança e sigilo de dados
Dados fiscais e tributários são estritamente sigilosos e devem ser tratados com muito cuidado. No entanto, uma solução gratuita não proporciona a segurança que essas informações precisam.
O risco de invasão do sistema é elevado, o que coloca a empresa do cliente e o seu escritório em risco. Já com um plano pago, o fornecedor utiliza barreiras mais robustas para proteger o seu negócio, proporcionando maior confiabilidade e garantindo o sigilo.
Baixa eficiência de suporte
O suporte do fornecedor de software de contabilidade gratuito pode disponibilizar algum apoio em relação ao sistema. Porém, a maior parte desse serviço será dedicada aos clientes pagos.
Isso significa que a atenção recebida vai ser menor, com longo tempo de espera e eficiência reduzida, prejudicando os processos no seu estabelecimento. Essa situação é especialmente delicada nas fases iniciais, durante o ajustamento do software e também para os novatos no escritório, que vão ter grandes dificuldades para se adaptar.
Quais as diferenças de um sistema de contabilidade gratuito para um software pago?
Como abordamos, um sistema de contabilidade gratuito possui algumas funcionalidades básicas, mas não vai muito além delas. Isso porque o objetivo é que ele seja apenas uma amostra para que o contador conheça as soluções do fornecedor e invista em um plano pago. Ou seja, é uma opção muito simples, com poucos recursos e que, geralmente, são associados aos cálculos essenciais e com uma segurança limitada.
Um sistema contábil pago, por outro lado, proporciona uma melhora da qualidade dos serviços, facilita a rotina e contribui para o aumento da produtividade. Além de ser idealizado para descomplicar o trabalho manual, ele promove a automatização contábil e otimiza tarefas repetitivas e burocráticas.
Com isso, podemos dizer que o software pago contribui diretamente para uma boa análise e avaliação de dados, proporcionando ao profissional condições para exercer um papel estratégico.
As principais funcionalidades de uma solução contábil paga são a importação de dados de notas fiscais do cliente (diretamente da Receita Federal), o processamento de dados para automatização de cálculo e a integração entre o sistema da empresa e a organização do cliente. Além disso, ela permite compilar e atualizar a legislação tributária, controlar a movimentação financeira, emitir e gerir notas fiscais e automatizar tarefas.
Como escolher um bom sistema de contabilidade pago?
Existem sistemas de contabilidade pagos variados no mercado, com funcionalidades distintas. O mais importante em todo o processo de escolha é conhecer quais são as necessidades do seu escritório para encontrar um software que se encaixa bem a essa demanda.
Por isso, é essencial avaliar as funcionalidades da ferramenta. Questões como marca, preço, condições de pagamento e referências do produto também devem ser levadas em consideração, mas lembre-se de que você está realizando um investimento, ou seja, é necessário que o valor gasto seja equivalente a um retorno positivo e à potencialidade para o seu escritório.
Também é importante observar a eficiência do suporte e a frequência de atualização do programa, assim como o nível de segurança. Verifique ainda se há integração com os sistemas do cliente e da Receita, pois esse recurso proporciona um grande ganho de produtividade e modernização da contabilidade.
Por que escolher o sistema de contabilidade da Consisa?
Atuando no mercado desde 1990, a Consisa oferece aos clientes o sistema Consisanet Contábil, que disponibiliza um número maior de parametrizações em relação a outras soluções do mercado.
Os módulos do software são: Electronic Data Interchange, que busca notas fiscais de saída no sistema da empresa e lança na solução do contador diretamente; gerenciador de documentos fiscais, que integra a Receita Federal e o sistema do contador; portal SGRH de folha de pagamento; controle de certidões negativas; e controle de certificados digitais.
Nossa solução auxilia no monitoramento de atividades internas e na otimização das rotinas do escritório de contabilidade, contribuindo para que os profissionais se dediquem mais ao papel estratégico e à contabilidade consultiva. Além disso, a Consisa conta com uma equipe de suporte especializada, com pessoas predominantemente formadas em contabilidade.
Um sistema de contabilidade gratuito poder atender a algumas necessidades básicas, mas deixa a desejar em diversos recursos e gera diversos entraves e retrabalhos a longo prazo. Por isso, é preciso pensar que um software de contabilidade é um investimento, demandando a escolha de uma alternativa funcional, bem-estruturada e de elevada qualidade.
Nesse sentido, sua escolha deve ser bastante criteriosa. Sempre busque recursos avançados e modernos e priorize a segurança e a facilidade de manuseio da plataforma. Destacamos também o quanto é importante procurar soluções integradas aos sistemas da Receita e do cliente, o que vai gerar uma grande otimização da gestão contábil e da rotina no seu negócio.
Gostou de entender melhor sobre os déficits de um sistema gratuito e de como a solução da Consisa pode contribuir com a rotina do seu escritório? Aproveite e entre em contato conosco, teremos prazer em ajudar você!
