Para que uma empresa seja organizada e bem administrada, é preciso que os gestores tenham todas as informações mais importantes de forma clara e rápida, para que sejam feitas as análises e as decisões sejam o mais corretas possível. Para isso, é possível contar com a tecnologia e otimizar os resultados empresariais, por meio da integração contábil.
A integração contábil permite compartilhar as informações do software de gestão do cliente com o sistema online do escritório de contabilidade, o que ajuda na análise dos dados por parte do contador e elimina as atividades manuais e demoradas. Entenda, a seguir, 6 benefícios dessa integração.
1. Aumento da produtividade
A tecnologia é importante aliada das empresas no quesito produtividade. Tarefas feitas por pessoas, que costumam demorar dias para serem finalizadas e demandam uma grande quantidade de colaboradores, podem ser realizadas de forma automática e sem margem para erros no sistema integrado.
Além disso, o tempo e os recursos que ficariam direcionados para realizar essa atividade, poderão ser utilizado para a gestão estratégica. Assim, a equipe pode focar em pensar formas de obter mais sucesso ou, até mesmo, investir mais tempo no atendimento de quantidade de pessoas. Dessa forma, o contador e seus clientes vão conseguir se destacar no mercado.
2. Menores taxas de erros
Não é segredo para ninguém que o ser humano é suscetível a erros operacionais. E essas falhas podem causar problemas para o escritório de contabilidade, ainda que tenha sido da empresa que repassou os dados. No fim das contas, o escritório será responsável por contornar a situação no prazo estabelecido.
Além disso, existe algo muito comum quando o repasse de informações é feito manualmente: quando o contador recebe dados incorretos do cliente e só perceber no final do processo. A consequência disso é um retrabalho que poderia ser evitado com a ajuda de sistemas apropriados.
Então, a integração contábil garante que os dados retirados do software de gestão sejam mais precisos e classificados corretamente, o que diminui drasticamente a quantidade de cálculos incorretos e, consequentemente, melhor a tomada de decisões, aumentando as chances de acerto.
3. Organização financeira
A área contábil está intimamente ligada ao financeiro, por isso, precisam estar relacionados para que a empresa tenha bons resultados. Enquanto a gestão financeira é responsável por funções mais estratégicas, a contabilidade registra e faz análises das movimentações ocorridas.
Assim, a integração contábil possibilita que o setor financeiro da empresa fique mais organizado. Afinal, ele compila todos os dados no software de gestão e o contador pode, além de tudo, atuar de maneira preventiva, já que terá os dados para gerenciar a todo momento e não somente no período de fechamento mensal.
Essa atuação preventiva que acontece com a integração permite que a empresa tome medidas para que não tenha nenhum prejuízo financeiro e faça pequenas alterações em seu planejamento. Isso ajuda, inclusive, a garantir a sustentabilidade financeira a longo prazo.
4. Facilidade nos fechamentos mensais
No fechamento mensal são apuradas todas as movimentações contábeis, fiscais, trabalhistas e financeiras daquele determinado mês na empresa. Isso é feito para garantir a sua saúde financeira e efetividade da estratégia empresarial.
Certamente, esse processo envolve muitos documentos e dados, como DRE, balanço patrimonial e fluxo de caixa. Então é preciso muita organização para que o período de fechamento não seja estressante e caótico para o contador e o gestor.
A integração contábil é a ferramenta perfeita para que o fechamento mensal deixe de ser um pesadelo para os colaboradores dos departamentos envolvidos. Sem falar na grande facilidade para o contador em ter todas as informações compiladas e bem organizadas no período necessário. Então, é perceptível que esse software vai otimizar os processos do empreendimento.
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5. Segurança da informação na integração contábil
Na forma convencional de passar as informações ao contador, é possível que alguns dados mais confidenciais da empresa cheguem a determinados colaboradores que precisam saber da informação para fazer os registros contábeis. E essa situação pode ser desconfortável para alguns clientes.
Fazendo o uso da integração, essa situação corre menos risco de acontecer, pois algumas informações podem ser restritas dentro dos sistemas online a apenas algumas pessoas. Após ser registrada no software, a informação não corre o risco de vazar sem autorização prévia.
Vale ressaltar ainda que as informações ficam armazenadas no sistema, então estão sempre guardadas e seguras. Já em planilhas ou cadernos — como era feito normalmente — é possível que tudo seja perdido em situações como pane no computador ou incêndio.
6. Melhoria no cálculo de indicadores financeiros
Para entender a real situação da organização empresarial ou apenas para obter algum dado específico, os indicadores financeiros são utilizados. Antes de aplicar seu dinheiro em determinada empresa, os investidores, por exemplo, fazem a análise de relatórios que permitem identificar esses índices. É possível citar os mais utilizados e que permitem conhecer as forças e fraquezas financeiras do empreendimento. São eles:
- índice de endividamento — identifica se a organização utiliza mais capital próprio ou de terceiros, por meio da composição do endividamento, do ROI e do ROE, por exemplo;
- índice de liquidez — avalia a capacidade que a empresa tem de honrar com as suas dívidas, para isso, são utilizadas algumas análises, como a de liquidez seca, liquidez geral e liquidez corrente;
- índice de rentabilidade — calcula o desempenho da empresa com relação ao capital investido e as vendas obtidas em determinado período. Para tal, é utilizado, por exemplo, giro do ativo, margem líquida e rentabilidade do patrimônio líquido.
Entretanto, é necessário que o contador tenha dados precisos para que a conclusão das análises sejam confiáveis e o relatório correto seja repassado para o gestor, possíveis acionistas ou investidores. Com certeza, a integração contábil garante resultados corretos e ajuda a organização a crescer.
Implementar a integração contábil não só facilita a atividade do contador, como torna as análises e conclusões mais confiáveis. Dessa forma, a empresa que, junto ao contador faz o uso dessa ferramenta, consegue ter vários benefícios a um baixo custo.
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