No início de 2020, a startup Omie entrevistou 3 mil profissionais que atuam na área de contabilidade para entender a situação do setor no cenário atual. O estudo revelou que, do total de entrevistados, apenas 15,6% estão integrados com todos ou quase todos os processos de seus clientes. Assim, é possível perceber que a automatização de processos contábeis ainda é uma realidade distante para muitas empresas.
Ainda existem certas dúvidas sobre a modernização dos métodos utilizados, principalmente entre escritórios mais conservadores. Por isso, vamos desmistificar o assunto neste artigo, explicando como funciona a automatização e quais são as suas vantagens. Continue a leitura para conferir!
O que é a automatização de processos contábeis?
E-mails, softwares, armazenamento em nuvem e planilhas. Esses são apenas alguns exemplos dos inúmeros recursos que a tecnologia trouxe para facilitar e otimizar as tarefas rotineiras. E não poderia ser diferente com as atividades realizadas em escritórios contábeis.
Há alguns anos, era possível encontrar empresas que emitiam as notas fiscais manualmente em talões. Automatizar as tarefas visa justamente eliminar serviços como esse, o qual pode, facilmente, ser realizado de forma eletrônica e com maior rapidez.
Assim, a automatização de processos contábeis pode ser entendida como o conjunto de ferramentas e sistemas que permitem que as atividades operacionais sejam realizadas com mais segurança, facilidade e padronização, sem ser necessário que o indivíduo aplique muito tempo naquela ação. Isso faz parte de qualquer escritório atualizado no mercado.
Quais são os benefícios da automatização?
A seguir, separamos quais são os principais benefícios encontrados por escritórios ao automatizar seus processos. Acompanhe!
Armazenamento mais seguro
O armazenamento em nuvem tem se tornado cada vez mais comum nos locais de trabalho. Eles oferecem mais segurança do que os documentos impressos, HDs externos e outros dispositivos que normalmente eram utilizados.
Na nuvem, o arquivo é armazenado em servidores e conta com uma proteção em criptografia avançada. Assim, o arquivo continua intacto e protegido, mesmo que ocorram situações indesejadas — como roubo, incêndio ou pane elétrica.
Em alguns módulos, os softwares contábeis também permitem que a autorização de acesso seja modificada. Dessa forma, informações sigilosas podem ser acessadas apenas por profissionais com a competência necessária para lidar com o dado.
Otimização de tempo
A automatização de processos contábeis permite que os profissionais consigam direcionar o seu foco para a estratégia, uma vez que muitas tarefas repetitivas e operacionais são realizadas, com precisão e confiança, pelo software.
Dessa forma, os colaboradores se sentem mais motivados, tendo em vista que poderão usar seus conhecimentos em atividades mais estratégicas. Isso contribui para tornar os relatórios apresentados pelo escritório mais satisfatórios.
Resultados mais precisos
É certo que as tarefas realizadas por seres humanos têm mais chances de erros do que aquelas feitas por máquinas. Nos sistemas automatizados, o software apura os dados, fornece resultados e disponibiliza uma série de cálculos e informações. Assim, a análise das informações e a tomada de decisões pelo contador se torna mais completa.
Outras funcionalidades que valem ser citadas são:
- emissão de livro razão e livro diário;
- análises econômicas e financeiras;
- apuração dos custos do escritório;
- integração contábil de dados.
A tendência para escritórios modernos é que a automatização de processos contábeis seja um assistente valioso e confiável. Então, investir em sistemas computadorizados é a solução perfeita para uma equipe mais produtiva e focada em estratégias, tendo em vista a melhoria dos serviços prestados aos clientes.
O software do Consisanet Contábil, por exemplo, oferece muitos benefícios aos seus usuários, já que é intuitivo, completo, moderno e confiável. Portanto, adotá-lo pode ajuda a otimizar os procedimentos do negócio e a melhorar o fluxo de trabalho.
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