Empresas e escritórios de contabilidade não podem mais se furtar de adotar ferramentas tecnológicas que auxiliam no dia a dia do trabalho. As novidades em tecnologia têm se mostrado essenciais para aprimorar a gestão, aumentando a produtividade do trabalho e a competitividade.
Entre as tendências em tecnologia mais importantes para escritórios que lidam com um grande volume de documentos está o armazenamento na nuvem.
Para ajudar você a entender a importância do armazenamento na nuvem, as vantagens proporcionadas por essa tecnologia e outras informações relevantes sobre o assunto, preparamos este conteúdo. Acompanhe!
O que é armazenamento na nuvem
O armazenamento na nuvem (ou cloud computing), é, basicamente, uma tecnologia que permite salvar e acessar arquivos e programas usando um sistema digital, totalmente online.
Isso quer dizer que, no lugar da memória de um computador ou de um HD externo, os arquivos da empresa ficam salvos em um sistema digital que pode ser acessado usando qualquer dispositivo com conexão à internet.
Para entender melhor o conceito, basta pensar em alguns dos serviços e programas que usamos diariamente e que são baseados em armazenamento em nuvem.
Os e-mails que recebemos, por exemplo, não ficam salvos nos dispositivos que usamos (computadores, tablets e smartphones), mas em nuvens digitais, o que permite nosso acesso à caixa de entrada e às mensagens de qualquer lugar com acesso à internet. Os conteúdos acessados em redes sociais ou no YouTube também se baseiam nessa tecnologia.
Assim, os dados, documentos, programas e arquivos não precisam ocupar a memória de armazenamento e processamento dos dispositivos, pois estão salvas na nuvem. Isso traz diversas vantagens, tanto para o uso pessoal do armazenamento como para empresas e escritórios.
Quais são os motivos para adotar o armazenamento na nuvem
A tecnologia de armazenamento em nuvem começou como um recurso usado por grandes empresas e provedores de serviços online. Contudo, o recurso se popularizou e ganha cada vez mais força entre pequenas e médias empresas que buscam soluções para facilitar o acesso e garantir organização e mobilidade para os arquivos e programas usados na rotina de trabalho.
Confira, a seguir, as principais vantagens em adotar o armazenamento na nuvem para escritórios de contabilidade.
Facilidade e mobilidade
A primeira vantagem do armazenamento em nuvem, e talvez a mais importante para as empresas, é a facilidade de armazenar, organizar e compartilhar arquivos.
Imagine que diferentes profissionais precisam acessar e editar, por exemplo, uma planilha financeira. O armazenamento em nuvem permite que todos acessem e trabalhem simultaneamente no mesmo arquivo, o que facilita o fluxo de trabalho e o compartilhamento de informações.
Antigamente, a solução seria usar uma rede LAN de computadores, interligados por um servidor local. Mas usando uma nuvem, torna-se possível acessar os mesmos arquivos de qualquer lugar, usando um dispositivo conectado à internet. Assim, não é necessário usar uma rede de computadores.
Desse modo, o trabalho pode ser realizado em qualquer dia e em qualquer horário. Isso implica em uma mobilidade que antigamente era impensável, mas que atualmente se mostra de extrema valia, considerando o impacto que o teletrabalho tem causado nas empresas.
Segurança
A segurança das informações é cada vez mais importante para as empresas, especialmente para as que contam com informações sensíveis de clientes, stakeholders e parceiros.
Os serviços de armazenamento em nuvem contam com sistemas de prevenção e atuação contra agentes mal intencionados que atuam nas redes, como vírus e hackers. Isso garante uma maior proteção das informações comparado aos sistemas físicos de armazenamento que podem ser facilmente invadidos caso não exista um sistema de proteção com atualizações frequentes.
Além disso, o armazenamento em nuvem previne os escritórios e empresas de problemas mais triviais, como perda de materiais ou danos físicos a HD’s, pen-drives e outras formas de armazenamento.
Usar o armazenamento em nuvem, portanto, elimina o risco de que arquivos importantes sejam perdidos por quaisquer problemas que possam acontecer.
Flexibilidade e redução de custos
Por fim, as tecnologias de nuvem foram projetadas para atender a demanda de armazenamento por tempo indeterminado. Isso ocorre graças à flexibilidade em expandir a capacidade de armazenamento, o que garante que, caso a empresa precise expandir a sua capacidade de armazenamento em nuvem, isso pode ser feito facilmente.
Outra vantagem se dá na redução de custos, pois com a tecnologia não é preciso arcar com os custos de um espaço para o armazenamento de arquivos, eliminando ainda a necessidade de usar várias cópias de documentos em papel e reduzindo o número de impressões.
Quais são os tipos de armazenamento em nuvem disponíveis para escritórios e empresas
Existem quatro tipos principais de armazenamento em nuvem, que podem ser mais vantajosas dependendo do porte da empresa que busca o serviço e os objetivos em adotar a tecnologia. Saiba quais são eles a seguir.
Nuvem pública
Uma nuvem pública é a opção mais barata, normalmente oferecida por um servidor que é proprietário da infraestrutura. Nesse caso, os clientes pagam pelo uso da infraestrutura do servidor e podem utilizá-la para armazenar arquivos e hospedar programas e aplicativos que poderão ser acessados pela internet.
Nuvem privada
As nuvens privadas usam uma infraestrutura que a empresa interessada adquire. Nesse caso, por ser detentora da infraestrutura, a empresa tem total liberdade e autonomia para administrar quem tem acesso à nuvem e como ela pode ser usada. Essa é uma opção mais cara, sendo mais indicada para grandes empresas que precisam ter total controle e autonomia na gestão dos dados e informações.
Nuvem compartilhada
São chamadas de nuvens compartilhadas as infraestruturas divididas por duas ou mais organizações, que adquirem os servidores para atender necessidades comuns entre elas. Assim, é possível ter mais autonomia para gerir os dados e informações sem precisar arcar integralmente com os custos da estrutura.
Nuvem híbrida
As nuvens híbridas, como o nome sugere, combinam as características das opções supracitadas. Usando esse tipo de nuvem, uma empresa pode contar com a infraestrutura do proprietário do servidor, mas ainda assim ter autonomia na gestão dos dados, informações e usuários que vão usar o serviço.
Se você chegou até aqui, certamente percebeu que o armazenamento em nuvem é uma opção acessível para aprimorar a gestão do seu escritório de contabilidade. Além disso, essa tecnologia também é essencial para aumentar a produtividade no dia a dia de trabalho.
Antes de sair, que tal deixar o seu comentário abaixo? Você pode tirar dúvidas sobre as tecnologias de armazenamento na nuvem ou ainda compartilhar um pouco do seu conhecimento sobre o assunto para deixar este conteúdo ainda mais completo. Sua participação é muito importante!
