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5 boas práticas para realizar uma reunião online no seu escritório

Com a pandemia, as pessoas se viram obrigadas a realizarem reunião online, mas é uma realidade diferente para a maioria das empresas. Seja com os colaboradores, seja com os clientes ou parceiros, essa era uma prática quase não utilizada comumente. Por isso, o gestor precisa entender como funciona e criar estratégias para que o encontro seja tão produtivo quanto eram os presenciais.

Aprender a realizar e conduzir bem uma videoconferência pode ser crucial para manter o relacionamento agradável e a produtividade. Não só por conta do isolamento social, mas porque o trabalho remoto tende a permanecer em muitas organizações, ainda que parcialmente.

Preparamos 5 dicas infalíveis para auxiliar na realização de uma reunião online produtiva no seu escritório. Acompanhe!

1. Fazer um planejamento

O que já era essencial antes da pandemia, tornou-se ainda mais importante com o cenário de home office. É muito mais fácil perder o foco quando a conversa é online, mas ter um bom planejamento ajuda bastante no direcionamento. Separamos, a seguir, os pontos que devem ser levantados antes da videoconferência. Confira.

Objetivo e pauta

Entenda o que se deseja resolver e quais são os resultados esperados. Por exemplo, pense se é desejável que seja feito um plano de ação bem definido ou apenas ideias para que o gestor analise. Depois, liste tudo e deixe explícito para os participantes antes mesmo do início da reunião, para que todos já se familiarizem com o assunto. Assim, vai ficar mais fácil ter pessoas engajadas e dispostas a encontrar soluções para os problemas.

Participantes

Todo mundo já participou de uma reunião e não entendeu o que estava fazendo ali. Isso acontece porque muitas vezes, apesar de fazer parte da equipe, o assunto não era de sua competência. Em um encontro pela web, o líder precisa convidar apenas quem realmente é necessário, tendo em vista que quanto mais participantes, maior é a chance de falha de conexão e alinhamento da conversa.

Horários

Reuniões que não têm hora para terminar resultam em dispersão do foco e em falas longas — na maioria das vezes, desnecessárias. No momento que estamos vivenciando, sabemos que os profissionais perderam a conexão em “momentos de café” ou encontros nos corredores, então é extremamente importante definir um tempo para conversas fora da pauta, justamente para manter a equipe unida.

Fazer uma dinâmica “quebra gelo” no início vai fazer com que as pessoas se sintam confortáveis e iniciem a discussão da pauta com uma animação maior. Após a pauta ter sido contemplada, pode-se abrir um momento livre para compartilharem tudo o que desejar, desde a última série que assistiram, até o que têm aprendido de novo.

Adequação ao público

Adeque o planejamento de acordo com cada público. Por exemplo, em um encontro com um novo cliente, não é agradável falar sobre séries e filmes. Nesse caso, utilize conversas simples e cotidianas para fazer o quebra gelo.

2. Escolher uma boa ferramenta

Existem vários softwares que podem intermediar a reunião online, como o Zoom, o Join.me, o Google Meet e o Skype. Eles possuem características semelhantes, mas algumas podem fazer toda a diferença para a sua empresa. Então, o condutor da conversa deve avaliar alguns pontos para entender qual será melhor para a sua realidade:

  • nível de segurança da plataforma;
  • quantidade máxima de participantes;
  • tempo máximo da videoconferência;
  •  performance em diferentes telas;
  • permissão para que o anfitrião controle os microfones de todos;
  • facilidade de acesso;
  • possibilidade de compartilhamento de tela;
  • capacidade de deixar a reunião gravada;
  • custo de acesso.

3. Ter empatia

Com o home office, sabemos que nem todos estão inseridos na mesma realidade. É importante considerar, por exemplo, que algumas pessoas não vão ter uma boa conexão de internet, outras vão ter filhos em casa e outras vão estar mais estressadas ou sensíveis com os acontecimentos.

Então, antes de iniciar a pauta, certifique-se de que todos sabem mexer nas funcionalidades básicas da plataforma — como ligar/desligar o microfone e a câmera — e estão vendo e ouvindo bem. Essa atitude simples vai evitar muitos problemas e interrupções durante a reunião.

Além disso, o líder deve entender que os horários escolhidos que funcionavam presencialmente podem não se adequar à nova realidade de seus colaboradores, parceiros e clientes. Escolher o dia e horário do encontro em conjunto, por votação, é a melhor alternativa para que a maioria esteja presente e concentrado na discussão.

4. Utilizar as funcionalidades disponíveis

As plataformas tentam se aproximar ao máximo de encontros presenciais. Então, faça o uso do que ela oferece para facilitar e organizar o debate, tendo cuidado para não engessar e deixar a reunião desagradável.

A primeira funcionalidade que existe em quase todas é o chat, que pode ser utilizado por pessoas que estão com problemas no microfone ou para que exista uma organização na ordem de fala, por exemplo. Assim, quem desejar opinar, avisa no chat e aguarda a sua vez.

Outra possibilidade que, muitas vezes, é esquecida, é a de compartilhamento de tela, a qual permite a análise de gráficos e planilhas visualmente, facilitando o entendimento. Pode ser também criada uma apresentação de slides para deixar a conversa mais chamativa e lúdica.

5. Fazer uma ata da reunião online

Ao finalizar, redija uma ata com tudo o que foi decidido, deixando claro os responsáveis e seus prazos. É rápido, simples e evita erros ou retrabalhos se o responsável pela atividade não tiver entendido exatamente o que se deseja dele, o que pode acontecer por falhas na conexão.

Envie a ata para todos os interessados no assunto, inclusive para pessoas que, eventualmente, não tenham conseguido participar da reunião, e solicite a confirmação de recebimento, para garantir a ciência da equipe.

Vale lembrar que a reunião online tem, basicamente, a mesma estrutura de encontros presenciais. Se o líder está bem preparado para ela, esta tende a ser muito organizada e produtiva, tendo em vista que ele saberá como lidar com possíveis imprevistos.

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