A correta gestão de tempo é crucial para o escritório contábil e seus profissionais. Na medida em que as atividades forem bem gerenciado, há um maior nível de produtividade, a equipe utiliza melhor os seus recursos e os colaboradores conseguem obter mais bem-estar.
Entretanto, gestão de tempo não depende apenas de boa vontade. É necessário contar com um conjunto de políticas e práticas, além de tecnologias que potencializam a forma como os profissionais utilizam o expediente diário. Assim, todos podem ser beneficiados.
Nos tópicos seguintes, apresentamos 7 dicas essenciais de gestão de tempo para escritórios contábeis. Por esse motivo, continue atentamente com a sua leitura. Vamos lá.
1. Concentre-se nas coisas mais importantes (não nas urgentes!)
Manter o foco em coisas urgentes é um péssimo negócio para quem quer fazer gestão de tempo. É como “apagar incêndio”. Então, comece disseminando o seguinte modelo mental na empresa: aqui, mantemos o foco no que é importante, não no que é urgente.
A ideia, portanto, é planejar bem as suas tarefas de maior importância e executá-las dentro do prazo planejado. Na medida em que elas se arrastam por mais tempo, podem prejudicar o escritório e se tornar algo urgente (que precisa ser feita com imediatismo).
Existem, no entanto, tarefas urgentes que são importantes, como uma demanda de última hora. Entretanto, em locais de trabalho que fazem gestão do tempo, essas tarefas são raras e não podem ser consideradas uma regra. O mais indicado a se fazer é focar no que é importante e não no urgente.
2. Faça (diariamente) uma lista de coisas que merecem a sua atenção
Para a gestão do tempo, algo muito importante é fazer uma lista de tarefas que merecem a sua atenção ao longo do expediente. São coisas importantes e que não devem ser deixadas proteladas, salvo imprevistos ou mudanças na estrutura da tarefa.
Há duas possibilidades: a) fazer essa lista pela manhã, assim que chegar no escritório contábil e antes de comprometer com outras coisas; ou b) fazer essa lista no final do seu expediente, pensando nas coisas mais relevantes para o dia seguinte.
É preciso que cada funcionário teste a técnica que melhor se adéqua ao seu perfil. Além disso, é importante começar o trabalho diário cumprindo o que está escrito na lista. Assim, se construirá o hábito de planejar o seu dia, aproveitando melhor o tempo.
3. Invista em ciclos de trabalho focado e descanso regulado
Pode parecer contraintuitivo, mas pequenas pausas ao longo das atividades diárias podem ajudar muito na gestão do tempo, como intervalos de 5 minutos. Assim, pode-se revigorar as energias e redirecionar o foco para o que realmente importa.
Existem muitas técnicas que intercalam trabalho focado e descanso, sendo a Pomodoro a mais conhecida. Funciona da seguinte forma: você trabalha por 25 minutos de maneira totalmente focada e descansa 5 minutos. Depois basta repetir o ciclo. Você também pode adotar pequenas variações, como trabalhar por 35 minutos e descansar por 5 minutos.
Nesse caso, é necessário treinar o time para que utilize bem os ciclos de descanso e trabalho focado. Também é interessante contar com a tecnologia. Existem vários aplicativos gratuitos que permitem a aplicação e o monitoramento da técnica Pomodoro.
4. Monitore a assiduidade dos profissionais e equipes de trabalho
A correta gestão do tempo depende, a priori, da assiduidade do time. Se os profissionais faltam frequentemente ao trabalho ou se atrasam para o expediente, é sinal de que não há uma organização e que o escritório contábil está sendo bastante prejudicado.
Portanto, monitore a assiduidade dos colaboradores. Isso pode ser feito com base nos números do ponto eletrônico e outros instrumentos úteis para o monitoramento da jornada de trabalho (como folhas de ponto ou aplicativos mobile).
Aproveite, ainda, para avaliar se a assiduidade do time tem crescido ao longo do tempo, definir metas de melhoria e compartilhar indicadores de desempenho com os profissionais. Dessa forma, passo a passo, a assiduidade será maior e mais satisfatória.
5. Tenha muito cuidado com o vício da procrastinação
Quando o assunto é gestão de tempo, um ponto crucial é a procrastinação. Na medida em que as pessoas adiam sistematicamente coisas importantes, empurrando-as para o futuro, todo o escritório pode ser prejudicado, inclusive os próprios contadores.
Nesse caso, o ideal é conscientizar os profissionais sobre o que é procrastinação e como se livrar desse problema. Fragmentar o trabalho em entregas menores, definir prazos curtos e estabelecer metas específicas são táticas úteis e devem ser adotadas na empresa.
Também é interessante conversar frequentemente com os talentos, ouvir as suas queixas e oferecer feedbacks. Desse modo, pessoas que procrastinam terão mais facilidade em reconhecer o problema, identificar potenciais soluções e buscar melhorar continuamente.
6. Ofereça recompensas aos talentos que gerenciam o seu tempo
Se você quer promover uma mudança no seu escritório de contabilidade, é bastante útil recompensar os profissionais mais comprometidos com o assunto. Nesse caso, premiar os talentos que fazem uma melhor gestão de tempo e que entregam ótimos resultados.
Você pode, por exemplo, enviar e-mails com agradecimentos aos profissionais com maior pontuação de assiduidade do mês. Também pode definir pequenos prêmios aos talentos que entregaram os relatórios trimestrais com antecedência.
Felizmente, existem muitas recompensas, sendo que algumas são financeiras e outras não. Para definir a recompensa ideal, pense em três coisas:
- A cultura que deseja disseminar;
- O perfil dos seus funcionários;
- O orçamento disponível para isso.
7. Conte com a tecnologia em benefício do escritório
Por fim, lembre-se de contar com a ajuda da tecnologia. Bons sistemas garantem que os processos sejam mais fluidos, que as informações sejam facilmente compartilhadas e que os indicadores de produtividade sejam monitorados. Portanto, vale o investimento.
Nesse sentido, o software de contabilidade é uma ótima solução. Ele conta com diversos módulos, como o fiscal, o patrimonial e o de gerenciamento do escritório, facilitando a execução dos processos e o cumprimento dos prazos.
Agora você está por dentro do tema, note que boa parte das dicas sobre gestão de tempo dependem de compromisso por parte dos talentos. Os profissionais precisam avaliar o que é realmente importante, listar as suas tarefas diárias, fazer pausas e aumentar a assiduidade. Também é importante que o seu escritório conte com uma boa tecnologia.
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