A sua empresa já pensou em investir no teletrabalho? Em 2020, essa forma de manter operações ganhou o mundo graças à pandemia da Covid-19. Sem poder executar o trabalho em seus espaços físicos, muitos negócios migraram para esse modelo.
Mas o teletrabalho pode trazer vantagens muito além dos momentos emergenciais. Implementado como algo recorrente, ele melhora a competitividade do negócio, cria ambientes mais ágeis e reduz custos. Além disso, amplia o engajamento das equipes ao tornar o dia a dia mais flexível.
Quer saber mais sobre o tema e como o teletrabalho pode tornar o seu escritório de contabilidade mais competitivo? Então acompanhe nosso post!
O que é o teletrabalho?
O teletrabalho é um regime operacional em que as pessoas podem trabalhar fora do ambiente corporativo. Apoiado na web, ele permite que a empresa mantenha-se operacional mesmo que parte dos seus profissionais entejam em casa ou realizando viagens. Assim, o negócio consegue ganhar agilidade e praticidade para solucionar suas demandas.
Como o teletrabalho pode tornar a rotina de escritórios de contabilidade mais eficiente?
Nos escritórios de contabilidade, o teletrabalho pode ser uma grande ferramenta. Afinal, essa é uma área que, utilizando as soluções adequadas, pode migrar para um regime de alta mobilidade sem grandes dificuldades. Confira os benefícios dessa escolha a seguir!
Maior mobilidade
A mobilidade é algo que pode ajudar o negócio em todos os momentos da sua jornada. Quando os profissionais conseguem executar as suas operações em qualquer ambiente, eles ganham flexibilidade e agilidade. Assim, o seu escritório de contabilidade consegue se manter dentro dos prazos em qualquer momento, mesmo que eles sejam desafiadores.
Menores custos operacionais
Reduzir custos se tornou algo estratégico para empresas no século XXI. Afinal, isso as mantém competitivas e com boas taxas de lucro mesmo quando há momentos de crise. Com a alta mobilidade, isso é fácil de ser feito, uma vez que a empresa vai gastar menos com aluguel de espaços, internet e transporte de equipes.
Menos tempo gasto com deslocamento
O deslocamento de funcionários é algo que contribui para o aumento dos gastos, dos prazos e dos níveis de estresse da equipe. O teletrabalho consegue reduzir o impacto desses três fatores no dia a dia da empresa, pois elimina a necessidade das equipes de se moverem para participar de reuniões ou em suas tarefas diárias — tudo isso com o apoio de tecnologias como sistemas em cloud computing, VPNs e videoconferência.
Mais conforto para os profissionais
O teletrabalho permite que os profissionais trabalhem sempre no melhor ambiente para as suas necessidades. Isso torna os times mais engajados e comprometidos com suas metas. Afinal, eles podem atuar focados no que é mais importante, sem que fatores externos impactem negativamente na produtividade ou na busca por metas.
O que a empresa deve fazer antes de investir no teletrabalho?
A adoção do teletrabalho demanda cuidados pelo negócio, que precisam ser seguidos por toda a equipe. Eles garantem ao time menos dificuldade na hora de se adaptar e reduzem os riscos da operação. Assim, a empresa consegue maximizar a qualidade do trabalho mesmo quando os times não estiverem dentro do mesmo local.
Confira, a seguir, quatro passos básicos para migrar a equipe do seu escritório de contabilidade para o teletrabalho!
Treine as equipes
As equipes são fundamentais para fazer o teletrabalho dar certo. Por isso, o time precisa ser capacitado e entender todos os detalhes necessários para a migração ocorrer com qualidade, garantindo que os riscos sejam mínimos em todos os momentos.
Assim, não deixe de qualificar a equipe com o treinamento adequado sobre o bom uso das soluções e as boas práticas de segurança. Além disso, explique os benefícios dessa forma de trabalho para que todos se engajem no teletrabalho conforme o esperado.
Tenha ferramentas de acompanhamento do fluxo de trabalho
O teletrabalho muda a maneira como as equipes gerenciam o seu tempo. No lugar de uma simples conversa, o líder de equipes precisa se apoiar na tecnologia, o que permite que as tarefas sejam designadas adequadamente mesmo em ambientes remotos.
Por isso, faça investimentos em boas soluções de TI para a gestão de times. Elas centralizam todo o fluxo de trabalho da equipe e melhoram a gestão de indicadores. Desse modo, nenhum prazo vai deixar de ser cumprido em função do trabalho remoto.
Adote medidas de segurança digital
No regime de teletrabalho, a segurança digital deve estar no centro das preocupações do negócio. Isso porque o nível de brechas que pode afetar o negócio é muito maior. Dessa forma, todas as medidas de proteção de dados devem ser revisadas.
O ideal é que o negócio ajuste os seus fluxos de trabalho considerando a nova infraestrutura e as novas ameaças. VPNs podem ser implementadas para garantir que a segurança das conexões seja mantida, por exemplo, e a empresa pode reduzir riscos treinando as equipes e garantindo que ninguém se coloque em risco diante do novo cenário.
Utilize tecnologias adequadas
Além das ferramentas de segurança de dados, o time de TI também deve modificar o resto da infraestrutura para que ela se ajuste ao ambiente de trabalho remoto. Isso envolve, por exemplo, a migração de sistemas de trabalho para a nuvem e a implementação do cloud computing, que pode ajudar na adoção de mecanismos de compartilhamento de dados mais robustos e preparados para a nova rotina.
Essas mudanças vão ajudar os profissionais a se adaptarem melhor ao dia a dia do trabalho remoto e a minimizar os atritos e impactos negativos. Com isso, o retorno sobre o investimento em rotinas mais otimizadas tende a aumentar.
Toda empresa deve estar preparada para mudar a sua rotina quando for necessário. O teletrabalho, nesse sentido, deve fazer parte do planejamento de médio e longo prazo de qualquer negócio que pretende se manter competitivo. Afinal, ele garante ao time a flexibilidade necessária para lidar com as demandas do século XXI.
Por isso, não deixe de adaptar a sua empresa para o teletrabalho, pois isso vai garantir mais sucesso ao negócio, ajudar a minimiza riscos e garantir que os times tenham mais habilidade para lidar com qualquer desafio que se apresente no futuro.
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