Consisa Sistemas - Conheça os impactos da tecnologia na contabilidade!

Se no início dos anos 2000 a tecnologia começou a transformar o trabalho de algumas profissões, na última década ela influenciou mudanças em quase todas as áreas, inclusive na contabilidade.

E as novidades que surgem sugerem que as próximas transformações serão mais profundas. Por isso, podemos esperar avanços ainda mais significativos da tecnologia na contabilidade, tornando esse trabalho mais preciso e ágil.

Para colocar você a par das principais mudanças que a tecnologia trouxe, dos benefícios oferecidos por ela e das novas tecnologias que prometem aprofundar as transformações, preparamos este conteúdo.

Então, continue a leitura e entenda quais são os impactos da tecnologia na contabilidade e veja como aproveitá-los melhor!

As mudanças tecnológicas

As transformações e o avanço da tecnologia sempre fizeram parte da evolução na rotina de trabalho de toda profissão. Ao longo do século XX, com o desenrolar do processo de industrialização e, posteriormente, a globalização, a tecnologia foi aos poucos promovendo avanços e transformações.

No entanto, foi com o advento da internet e a popularização dos computadores e smartphones que a tecnologia invadiu de vez a realidade da maioria das profissões, alterando de forma geral as dinâmicas de relações comerciais e modos de produção.

A internet possibilitou uma nova forma de comunicação, mais direta e acessível, permitindo a troca de informações de um modo nunca antes imaginado. Já os computadores foram se popularizando e se tornaram uma ferramenta indispensável para os mais diversos tipos de operações e processos técnicos.

Entre as primeiras mudanças práticas decorrentes da internet e dos computadores estão:

• o armazenamento virtual;
• a segurança digital;
• o atendimento facilitado;
• a coleta fiscal.

Tais mudanças, de modo geral, colaboraram para transformações positivas em diversas profissões.

O armazenamento virtual, por exemplo, facilitou a organização e o compartilhamento de documentos. Isso garante que escritórios de todo o tipo não tenham mais tanto trabalho com o armazenamento e a manutenção de documentos. Isso sem falar nos extravios, que era um problema comum em escritórios desorganizados.

O uso da internet e de computadores também trouxe avanços para a segurança. Com a digitalização de documentos, procedimentos e transações financeiras, negócios e empresas estão menos sujeitos a roubos, fraudes e falsificações. Dessa forma, a tecnologia proporciona uma maior proteção para a maioria das operações das quais um negócio depende.

O acesso internet ainda facilitou a comunicação e a troca de informações, permitindo que os negócios ampliassem sua participação em marketing e publicidade, obtendo mais clientes e parceiros.

Já a coleta fiscal tornou-se um processo mais rápido e prático, ajudando na correta tributação de empresas com o envio de informações ao Fisco por meio de plataformas on-line.

Os impactos da tecnologia na contabilidade

Na contabilidade, os impactos das primeiras mudanças que citamos foram consideráveis. Tanto o armazenamento digital, como a segurança, o atendimento e a coleta fiscal foram absorvidos no dia a dia dos escritórios.

Mas outras mudanças mais específicas também impactaram o trabalho da contabilidade de forma mais direta, e é isso que vamos explorar neste tópico. Acompanhe!

SPED e escrituração digital

Uma das maiores reclamações dos empreendedores no Brasil se dá em relação à dificuldade e à burocracia que envolve o pagamento das obrigações fiscais.

Porém, a tecnologia proporcionou algumas mudanças que facilitaram muito pagamento de tributos. Desde 2007, a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) integrou informações importantes para a prestação de contas e a tributação, simplificando as atividades relacionadas ao pagamento de impostos.

O SPED também ajudou na simplificação do envio, do arquivamento e da validação das obrigações fiscais, unificando em um portal as informações sobre impostos municipais, estaduais e federais.

Hoje, por meio do SPED Contábil, é possível enviar digitalmente o Livro Diário e o Livro Razão de Balancetes, Balanços e Fichas de Lançamento, procedimento que se tornou obrigatório para os optantes pela tributação por Lucro Real.

Além disso, o SPED Fiscal possibilitou a digitalização de registros de entradas e saídas, a apuração do IPI, do ICMS, do inventário e do documento de controle de crédito de ICMS.

Essas mudanças, além de facilitar o trabalho da contabilidade, também garantem uma fiscalização mais segura e eficaz.

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Reuniões e atendimento on-line

O uso de programas de videoconferência para realizar reuniões on-line já é uma realidade no dia a dia de muitas empresas, o que consiste em uma grande vantagem.

Primeiramente, marcar reuniões em que a presença de diferentes pessoas é imprescindível pode ser difícil devido à agenda cheia delas. Porém, uma vez que os softwares de videoconferência permitem a realização de encontros a partir de qualquer lugar com acesso à internet, a distância e o deslocamento não são mais um empecilho, e o mesmo vale para reuniões com clientes.

Com isso, profissionais e escritórios poupam tempo, que pode ser mais bem-aproveitado para se dedicar a outras atividades, favorecendo assim o desempenho e a produtividade.

Presença on-line e mídias sociais

Qualquer empresa que tenha a intenção de ser conhecida e de transmitir profissionalismo e excelência, precisa trabalhar sua presença on-line. Visto que ter um site na web não é mais suficiente, também é necessário estar nas redes sociais, tanto para se manter em contato com o público quanto para conseguir novos clientes.

As estratégias de Inbound Marketing e Marketing Digital surgiram para transformar totalmente a publicidade tradicional, direcionada para jornais, revistas, rádio e televisão. Assim, não é mais preciso fazer investimentos astronômicos para obter bons resultados com marketing.

Além de um bom site, é fundamental aproveitar outros tipos de presença on-line, como produção de conteúdo para o blog, participação em redes como LinkedIn, Instagram, Facebook e Twitter, e-mail marketing, entre outras possibilidades.

Uma boa estratégia de marketing digital pode garantir uma prospecção saudável de clientes e uma posição de destaque entre os concorrentes.

Softwares e sistemas de gestão

A principal novidade tecnológica que afetou as atividades dos escritórios contábeis é o surgimento de softwares e sistemas de gestão.

Esses programas revolucionaram definitivamente a rotina de trabalho da contabilidade, gerando maior rapidez, eficiência e segurança na execução das atividades. Seu uso é essencial para atender às exigências do SPED, permitindo consultar tributos de forma automática e atualizar-se em relação a mudanças em normas contábeis e tributárias.

Em geral, os softwares oferecem recursos de controle financeiro, produção e consulta de orçamentos, criação de ordens de serviço, controle de compras, monitoramento de produtividade, emissão de notas e boletos, além de ferramentas de atendimento a clientes e organização de demandas internas.

Ao escolher um software de gestão adequado às necessidades do seu escritório, alguns critérios devem ser levados em consideração:

• custos;
• recursos e funcionalidades do sistema;
• garantia de segurança;
• facilidade de uso;
• possibilidade de uso em dispositivos mobile.

A grande vantagem de adotar um software de gestão está na eficiência que ele proporciona na execução de atividades cotidianas, reduzindo os erros operacionais e poupando tempo.

Com isso, os profissionais do escritório têm mais tempo disponível para se dedicar a outras atividades fundamentais, como o atendimento aos clientes e a prospecção de novos contratos.

O futuro da tecnologia na contabilidade

Contempladas as transformações que já são uma realidade na rotina de diversas profissões e as que estão sendo assimiladas pelos escritórios de contabilidade, resta ainda falarmos das transformações que esperamos para o futuro.

Todo ano surgem novidades empolgantes, que devem trazer ainda mais mudanças positivas. Então, para deixar este conteúdo ainda mais completo, vamos abordar algumas das tecnologias às quais você deve ficar atento, pois devem liderar as mudanças esperadas para o futuro da tecnologia na contabilidade.

Big Data

Big Data é o nome dado aos grandes aglomerados de informação digital que são possíveis de se obter a partir de softwares e bancos de dados. As informações, quando reunidas em grande volume, podem ser utilizadas para fazer análises profundas de negócios e clientes, fornecendo insights preciosos para criar estratégias e tomar decisões.

Na contabilidade, o uso de Big Data pode ajudar a solucionar problemas laborais, fazer auditorias, realizar análises de pagamento de tributos, elaborar relatórios aprofundados de saúde financeira e criar e monitorar indicadores de desempenho e de produtividade.

Inteligência Artificial

Com a digitalização de atividades, a Inteligência Artificial (IA) deve ganhar uma importância cada vez maior na contabilidade.

A Inteligência Artificial consiste basicamente em um ramo de pesquisa da computação que se propõe a criar mecanismos e programas que simulam o raciocínio humano na capacidade de fazer análises e tomar decisões.

Assim, a IA é adotada para aprimorar processos repetitivos e substituir o trabalho manual em algumas situações, como é o caso da análise de relatórios contábeis, com a identificação de erros que precisam ser corrigidos. Os sistemas que usam a IA tendem a ter uma taxa de erros operacionais próxima de zero, garantindo uma eficiência de trabalho bem superior à do trabalho manual.

Isso para não nos aprofundamos em outros benefícios mais óbvios, como classificação de documentos, análise de indicadores, cálculo de tributos e identificação de pontos passíveis de auditorias.

Internet das coisas

Internet das coisas é a tradução de Internet of Things, e, embora possa parecer estranho, a expressão quer dizer exatamente o que parece: o uso ampliado da internet em objetos.

Pode parecer coisa de ficção, mas a verdade é que, no futuro, a internet estará presente não apenas em computadores e celulares, mas também em outros objetos e até mesmo em lugares.

Seu princípio está baseado na ideia de que a internet pode ampliar a interação entre pessoas, objetos e lugares, facilitando ainda mais a troca de informações e o uso de aparelhos, como televisão, geladeira, carros, entre muitos outros.

Na verdade, a internet das coisas já é uma realidade. Basta pensar nas Smart TVs e em carros que contam com uma conexão ampliada, com os quais podemos interagir a partir dos nossos smartphones.

No futuro nós vamos poder interagir até mesmo com lugares, como shoppings, praças e marcos históricos, tudo para facilitar a consulta de informações.

Com essa conectividade ampliada, podemos esperar que a contabilidade se beneficie da internet das coisas com a disponibilidade de uma infinidade de dados em tempo real e com a produção e a análise automatizada de relatórios e auditorias.

Na contabilidade, isso vai contribuir para a detecção preventiva e antecipada de problemas, favorecendo também a adoção de estratégias mais acertadas para um trabalho eficiente e, é claro, a tomada de decisões fundamentadas em informações mais precisas.

Os benefícios da tecnologia na contabilidade

Por meio da leitura deste conteúdo, você deve ter notado que a tecnologia tem proporcionado grandes avanços para o trabalho dos escritórios de contabilidade. Assim, profissionais da área têm tido mais tempo e liberdade para se atualizar, captar novos clientes e se dedicar à carteira de clientes que já têm.

A tecnologia tornou o trabalho da contabilidade mais ágil, preciso, seguro e eficaz, reduzindo drasticamente a quantidade de erros operacionais que eram cometidos. Entre outros benefícios destacamos ainda a presença on-line, com suas estratégias de marketing e a simplificação das obrigações fiscais e tributárias.

Com isso, no futuro podemos esperar ferramentas que possibilitem uma análise ainda mais precisa das atividades, auxiliando nos processos de tomada de decisão, na criação de estratégias e na identificação de erros e gargalos antes que eles prejudiquem o andamento do trabalho.

O Big Data, a IA e a internet das coisas são as novidades que vão ditar o futuro da contabilidade e de outras profissões. Portanto, ficar atento às oportunidades de acesso e implementação dessas tecnologias é essencial para qualquer escritório que deseje se manter atual e relevante.

Além disso, vale ressaltar que o uso de softwares e sistemas de gestão já é uma realidade para a qual não se pode fechar os olhos. Essas ferramentas representaram um salto de qualidade nas atividades de escritórios por todo o mundo, e são um diferencial para um trabalho de excelência.

Esperamos que os impactos da tecnologia na contabilidade aqui apresentados ajudem a dar uma visão ampliada de como essas ferramentas são importantes para o sucesso do seu trabalho. Com boa informação à disposição, fica mais fácil implementar as mudanças necessárias.

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