Qualquer empresa, independente da sua área de atuação, precisa ter um sistema burocrático bem definido, capaz de resolver todas as questões e alertar os gestores em momentos importantes.
Por exemplo, a questão do controle de vencimento de documentos fiscais e também das certidões. Ter estas noções bem claras e tratar este tema de maneira eficaz é fundamental para que a empresa não corra riscos de cometer erros ou de, ao menos, perder eventuais vantagens que podem aparecer quando tudo é feito de maneira organizada e sem atrasos ou equívocos burocráticos.
Neste conteúdo, buscaremos apresentar algumas das principais vantagens de ter um controle eficaz sobre os vencimentos de documentos fiscais e também das certidões.
Documentação sempre atualizada e auxílio nos planejamentos
Os documentos e certidões são parte importante do funcionamento de uma empresa. Afinal, este tipo de burocracia não é um simples detalhe: é fundamental que existam estes parâmetros para que haja transparência e regras bem definidas, sem benefícios ilícitos para nenhum negócio. Ou seja, criar regras e documentos com a função de manter uma ordem fiscal é necessário.
Sendo assim, uma das principais vantagens de ter um sistema eficaz de controle é garantir que a empresa esteja sempre conforme as leis e regras. Se não houver um sistema bem definido na corporação, é possível que eventuais papéis fiquem perdidos ou desorganizados e, em algum momento, isso pode trazer problemas.
Logo, o controle eficaz permite, primeiro de tudo, que a empresa esteja sempre conforme as regras, o que ajuda também na credibilidade perante o mercado.
Além disso, os documentos fiscais organizados fazem com que seja possível para os gestores fazerem planejamentos mais claros de ação. Sabendo bem qual é o calendário de cumprimento das obrigações, o negócio consegue entender melhor em quais momentos é preciso agir, em quais é a hora de cuidar da parte burocrática e resolver as pendências etc.
Na hora de planejar as ações, portanto, é preciso ter um sistema eficiente de controle dos vencimentos, pois só assim é possível formar um cronograma claro e mais próximo da perfeição, sem correr o risco de deixar passar documentos importantes que venham a trazer problemas posteriores.
Antecipação de futuras pendências
Ainda neste sentido, futuros problemas são evitados com a antecipação das pendências. Sem um sistema eficaz e automático, que avise diretamente os gestores sobre prazos de documentações que se aproximam, não é possível antecipar as questões e resolvê-las de forma mais calma e planejada.
Isso faz diferença, inclusive, financeira. Quando as pendências precisam ser resolvidas em cima da hora, muitas vezes os custos aumentam, já que é preciso contratar serviços de forma apressada, sem pesquisar mercado e aceitando preços que não são os melhores para o negócio.
Ou ainda: se for preciso correr de última hora com a regularização de documentos fiscais, a mobilização da equipe de trabalho vai para este lado e, muitas vezes, os outros setores da empresa ficam de lado.
Ou seja, ter o controle sobre os vencimentos é uma forma de dar mais respiro a todos os colaboradores e ainda garantir que o dinheiro seja bem utilizado, sem precisar de gastos impensados para corrigir erros burocráticos em documentos fiscais e para garantir certidões necessárias para a regulação do negócio em questão.
Abertura de portas para a empresa ampliar sua atuação
Falando mais especificamente sobre o lado das certidões, mas também passando pela importância de estar com os documentos fiscais atualizados e em dia com as obrigações da lei, ter um controle eficaz permite a abertura de algumas portas para a empresa alcançar novas oportunidades.
Por exemplo, em licitações para assumir serviços relacionados ao sistema público, seja em obras, assistência técnica em secretarias ou qualquer outro segmento, há uma série de regras a serem cumpridas para que as empresas possam se candidatar.
Uma delas é, justamente, estar com todas as pendências em dia. A documentação e o cumprimento de regras fiscais precisam estar em dia. Certidões de pagamentos, negativo para débitos, também.
Logo, se o objetivo de qualquer empresa for expandir os horizontes e se unir à gestão pública para prestar serviços e mostrar seu valor, melhorando a credibilidade no mercado e auxiliando na melhoria da vida da sociedade, é preciso trabalhar com estes fatores.
E, claro, para que não haja risco de ser eliminado de uma licitação por não ter toda a documentação e certidões em dia, é preciso ter um controle eficaz sobre o calendário de vencimentos, para não ser pego de surpresa e sem tempo para correr atrás do prejuízo.
Relacionamento com instituições fica mais fácil
Por fim, há mais uma vantagem de ter o controle sobre os vencimentos e, assim, garantir que a documentação e as certidões estejam em dia: a facilitação em caso de necessidade.
Por exemplo, instituições como bancos exigem este tipo de comprovação para liberar crédito. Assim, se a empresa entende que é o momento de pedir um auxílio ou de se candidatar para programas de empréstimos voltados para ajudar os negócios a se expandirem e melhorarem sua atividade, é preciso que tudo esteja em dia.
Com um controle eficaz, o calendário de cumprimento das regras fica mais definido, e a empresa é capaz de se organizar para definir tudo que precisa fazer para pleitear créditos e a participação em programas de incentivo, por exemplo.
Portanto, ficam claros os vários pontos que formam a importância e as vantagens de ter um sistema eficaz para controlar os vencimentos de documentos fiscais e certidões. Um sistema automático, que ajude nestes processos burocráticos e contábeis, é sempre útil também.
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