Contar com um controle de certidões e certificados garante que as empresas possam acompanhar de forma mais aproximada a respeito de potenciais irregularidades ou problemas relacionados a esses documentos, que são necessários e importantes para as suas operações.
Assim, a empresa garante que está em acordo e não está cometendo nenhum tipo de irregularidade, tanto financeira quanto processual, para que não venha a ter que lidar com questões problemáticas e pendências ligadas aos órgãos públicos.
O controle dessas certificações é um desafio, pois a depender do setor existem mais ou menos burocracias a serem cumpridas. Sendo assim, é necessário que a gestão tenha que arcar com mais documentos a serem conferidos.
Para facilitar esses processos, existem ferramentas que ajudam nas questões burocráticas das empresas, inclusive no controle de certidões e certificados, que são de grande importância.
Entenda mais sobre o controle e gestão de certificados e como ele pode ser implementado na sua empresa!
Quais os tipos de certidões?
A regularidade das certidões para uma empresa é um assunto sério e deve ser tratado como tal. Mas, ao mesmo tempo, os gestores enfrentam um desafio muito grande nesse processo devido às burocracias e pelo número de certidões que devem ser obtidas e regularizadas.
Para se manter de acordo com as obrigações fiscais, os gestores precisam ficar atentos à quais são as certidões que devem constar nos seus sistemas. Alguns exemplos são:
Certidão do FGTS
Serve para comprovar se a empresa está em dia em relação ao pagamento do FGTS. A solicitação deve ser feita através do site da Caixa Econômica Federal, informando um código de verificação e CNPJ para tal.
Certidão de Regularidade Fiscal Estadual
Esse documento é necessário para comprovar que a empresa está em dia com todas as suas obrigações perante o estado e que não existem pendências com órgãos estaduais de qualquer natureza. A consulta é feita de acordo com especificações de cada estado.
Certidão Conjunta da Receita Federal e Procuradoria Geral
Essa certidão é necessária para que a empresa esteja em regularidade em âmbito federal. Assim, é identificada a situação fiscal de acordo com a Fazenda Nacional. Esse documento é executado pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional e pela Receita Federal do Brasil em conjunto.
Certidão de Regularidade Fiscal Municipal
Neste caso, o documento será necessário para destacar que não há nenhuma irregularidade ou pendência da empresa em âmbito municipal. Assim, é possível consultar se o solicitante está de acordo com os cofres do município onde atua.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
Esta certidão comprova que a empresa está de acordo com todos os seus débitos trabalhistas. Ela é emitida diretamente através do Tribunal Superior do Trabalho.
Qual a necessidade de ter uma regularidade na emissão de certidões?
É importante que a empresa se mantenha de forma regular perante as especificações e exigências dos órgãos que são responsáveis por cada um desses certificados para que assim não venha a ter prejuízos futuros e tenha que arcar com questões burocráticas ainda maiores.
Esse é um assunto de grande responsabilidade e necessidade para que a empresa possa manter as suas operações em ordem. Portanto, o setor de contabilidade precisa ter uma organização clara de todos os documentos que a empresa possui e os que precisam ser regularizados.
Diante de tantas burocracias e da necessidade de emitir e controlar todos os certificados de acordo com suas validades e necessidades de renovação, um sistema que possa avaliar e controlar essas certidões é a melhor opção para garantir que tudo esteja no devido lugar.
Como implementar um controle de certidões?
O controle de certidões e certificados feito de forma manual é um verdadeiro desafio para os gestores e para o setor de contabilidade do negócio. Isso porque podem ocorrer erros de classificação e ao longo do processo documentos que não foram emitidos podem constar como realizados.
Esse tipo de discordância pode levar a empresa para uma situação muito problemática com os órgãos responsáveis por regularizar cada uma das certidões e, assim, os responsáveis terão que arcar com muito mais do que a burocracia para tirar os documentos necessários e deverão prestar as devidas explicações.
Utilizando um sistema que realize esses procedimentos de forma automatizada e que garanta soluções rápidas e práticas é a escolha ideal para garantir que um negócio esteja em dia com toda a documentação necessária.
Há a possibilidade de gerenciar tudo o que acontece neste setor através desses sistemas, podendo eliminar a necessidade que os colaboradores da área de contabilidade da organização tenham que repetir procedimentos para reparar erros.
A escolha de gerir uma empresa pautada por um sistema de contabilidade eficiente e que realize todos os procedimentos de forma facilitada para garantir que as certificações estão em dia é importante, pois eliminam diversos outros procedimentos desnecessários e diminui o tempo dos processos.
As ferramentas contam com atualizações constantes e é devido a isso que elas conseguem atualizar o que for necessário em relação à contabilidade da empresa para alertar a respeito de potenciais documentos que estão em falta ou que precisam ser avaliados por motivos específicos.
Controle e atualização de certificados antes que expirem
Além da necessidade de avaliar se a empresa está em dia com todos os documentos que precisam ser obtidos para que as suas operações estejam regulares, também é necessário que elas tomem cuidado com as atualizações destes.
Alguns documentos possuem uma validade pré-estabelecida pelos órgãos, seja ela anual, semestral ou de outra periodicidade. Diante de tantos processos e procedimentos para manter o negócio em operação, essas atualizações podem acabar não sendo percebidas pelo setor.
Portanto, a utilização de um sistema que estará em constante atualização e apontando as necessidades de dar atenção a documentos específicos e buscar obtê-los para se manter de acordo com as exigências, é algo muito importante.
A falha nesses processos pode prejudicar e muito a reputação das empresas perante acionistas, clientes, investidores e outros. Além de interromper os processos até que o negócio esteja de acordo com as exigências para prosseguir as suas operações.
Assim, as empresas devem considerar a adoção de métodos e um sistema que facilite esse processo de avaliação dos certificados necessários para as suas operações e para que estejam dentro da lei.
Visto que diante de tantas operações executadas todos os dias pelas organizações, é possível que algo fique para trás e não seja feito da forma como deveria utilizando processos manuais para tal.
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