O projeto de implantação do eSocial já foi anunciado a algum tempo e, ao que tudo indica, entrará em vigor no próximo ano, por isso, empresas e colaboradores devem se preparar com antecedência para poder atender às exigências feitas para essa nova obrigação.
O cronograma de implantação do eSocial prevê a adoção obrigatória do programa para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016. Já a partir de 1° de julho de 2018, o eSocial torna-se obrigatório para todas as demais empresas do país.
Efetuar a validação cadastral é indispensável
A validação cadastral é o processo mais importante para se executar antes da obrigação entrar em vigor, portanto, deve ser priorizado. O contribuinte deverá importar um arquivo TXT, com os dados dos colaboradores, como nome, CPF, data de nascimento e número do PIS/PASEP.
Esses dados serão utilizados para fazer a validação e garantir que todas as informações estão corretamente informadas em órgãos como a Previdência Social, a Receita Federal e o Ministério do Trabalho e Emprego. Caso ocorra a identificação de pendências ou incorreções, neste momento serão feitas as alterações necessárias e então, com tudo acertado é possível começar a utilizar o eSocial.
Tenha todos os laudos médicos necessários
Posteriormente, haverá o processo para informar os laudos médicos ao eSocial. Para que haja uma padronização, é preciso informá-los de acordo com o layout definido. Não é necessário constar nenhum tipo de detalhe nos laudos, mas sim apenas as codificações indicadas.
Essas codificações referem-se às avaliações fornecidas por empresas de Medicina Ocupacional e têm relação com o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientes) e com o PCMSO (Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional). A lista varia de acordo com o tipo da empresa, podendo haver mais ou menos requerimentos.
Cite todos os processos administrativos e judiciais
Outra exigência que deverá ser feita pelo eSocial é aquela relativa aos processos que a empresa enfrenta. Todos os processos administrativos e judiciais devem ser informados ao eSocial por meio da referida codificação que os identifica. Neste momento, o departamento jurídico da própria empresa ou um escritório de advocacia especializado poderá esclarecer dúvidas e auxiliar no processo.
Cite os colaboradores temporários
No caso dos trabalhadores temporários, deverá constar no eSocial o CNPJ, razão social, dados dos trabalhadores vinculados ao emprego temporário, local de trabalho, carga horária e filiação sindical. O motivo pelo qual o trabalhador temporário está presente na empresa (necessidade extraordinária ou substituição) também precisa ser descrito. Além disso, todos aqueles que, de alguma forma, prestam algum tipo de serviço para a empresa precisam ser identificados e constar no eSocial.
Transexuais e travestis têm campo específico
Mudanças na lei brasileira determinam ainda que as empresas, incluam na plataforma do eSocial também o “Nome Social”. Trata-se do nome utilizado por transexuais que, por razões pessoais, preferem utilizar um nome diferente daquele que consta em seus registros de nascimento. Mantenha-se atento também a esta questão.
Reúna as informações e antecipe-se
O acesso ao sistema eSocial deve ser liberado a partir do dia 1º de agosto, portanto, as grandes empresas terão cerca de 4 meses para organizar todas as informações necessárias e proceder o preenchimento corretamente. No caso das empresas com menor faturamento, o prazo é um pouco maior, mas também é preciso ficar atento desde já.
Invista em um bom software
O eSocial trará para as empresas uma mudança cultural, eliminando a possibilidade de sempre dar um jeitinho. A plataforma obriga a mudança na forma de fazer a gestão de pessoas, principalmente quando a empresa não está totalmente adequada às exigências trabalhistas.
No início vai ser moroso, mas após feito o cadastro de todos os empregados, o resultado beneficiará ambos os lados. O colaborador não pode esquecer que o eSocial exige precisão, seriedade e além de tudo, investimento em software.
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