O departamento de contabilidade é essencial para qualquer empresa. Em meio ao recebimento e realização de pagamentos, elaboração de balanços e orçamentos, obrigações fiscais, folha de pagamentos e realização de todo o controle financeiro, a equipe contábil ainda precisa estar bem informada e atualizada sobre as normas e legislações vigentes, por isso a importância da otimização do setor contábil da sua empresa.
Em meio a tantas demandas e com um mercado cada vez mais exigente, como manter esse departamento produzindo de forma ágil, eficiente e com uma equipe satisfeita? Confira no artigo abaixo, 4 dicas para otimizar a rotina do setor contábil da sua empresa!
1. Faça uma análise SWOT no departamento
Antes de iniciar qualquer mudança, é preciso entender como está atualmente a rotina desse departamento e saber da própria equipe sobre as funções e os processos desenvolvidos semanal e mensalmente.
Uma boa dica é se reunir com toda a equipe e aplicar a análise SWOT sobre o departamento e os processos realizados. O método SWOT significa respectivamente: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).
A análise pode ser feita digital ou manualmente. Crie quatro colunas, uma para cada item da análise. Lembre-se que as Forças e as Fraquezas são sobre questões internas, enquanto as Oportunidades e as Ameaças devem ser analisadas sobre situações externas.
Listem todos os pontos fortes e fracos do departamento da sua empresa, e todas as ameaças e oportunidades externas sobre o universo da contabilidade que possam afetar o setor e sua empresa. Após fazer isso, é o momento de analisar o que pode ser melhorado e o que deve ser mantido para a otimização do setor contábil da empresa.
2. Separe as funções no departamento
Como é feita a divisão das atribuições em seu departamento? Ou não existe isso no setor de contabilidade e os funcionários realizam as obrigações simultaneamente? Delimitar as funções de cada integrante de sua equipe fará com eles ganhem expertise e entreguem as demandas com maior agilidade.
A divisão de atribuições pode ser feita analisando o currículo, portfólio e experiência de cada funcionário, observando quais áreas ele possui maior domínio e facilidade para desenvolver. Além de realizar uma entrevista com cada colaborador e entender suas preferências no momento.
Lembrando que essa divisão pode ser rotativa, cada integrante pode passar 1 ano desenvolvendo determinada atividade e depois migrar. Assim, além de sua empresa manter uma equipe realizada e satisfeita, já faz um processo de capacitação dos colaboradores.
Nessa divisão não será destinada apenas uma função para cada funcionário do setor. A intenção aqui é otimizar essa equipe, deixar cada integrante mais capacitado e ágil no desenvolvimento das respectivas atividades, já encaminhado sobre quais tópicos deve estar sempre pesquisando e se mantendo atualizado.
Além disso, é muito mais fácil lidar com um setor com funções com prazos delimitados e um responsável definido para fazer o gerenciamento de cada atividade. Dessa forma, vamos listar algumas alternativas de divisão para esse departamento:
• contabilidade;
• arquivo;
• recursos humanos;
• financeiro;
• fiscal.
3. Crie uma agenda colaborativa e invista em capacitação
Se a empresa passa a ter um departamento com divisão de funções, e muito provavelmente os colaboradores terão mais de uma responsabilidade, é necessário manter um calendário com as datas de realização das respectivas atribuições e os prazos finais para entrega.
A agenda colaborativa é a mais recomendada. Tendo acesso aos compromissos de cada integrante da equipe, fica mais fácil saber a disponibilidade para reuniões, viagens e outros compromissos. Além de, em caso de acúmulo de atividades de algum colaborador, ter como reverter a situação e permitir que outro funcionário auxilie na resolução das atribuições.
Capacitar os seus funcionários para eles gerenciarem melhor o seu tempo durante a realização das atividades profissionais também é recomendado. Após determinar as atribuições e datar os prazos, a responsabilidade de realizar e entregar o resultado é toda direcionada ao colaborador.
Por isso, é interessante cogitar o treinamento de aplicativos de gerenciamento de atividades e construção de planos de ação, como o Trello e o Notion, aplicativos para mobile e smartphone, que permitem o compartilhamento das informações com outros integrantes.
Outra alternativa é a empresa investir em um software próprio para a comunicação interna da empresa, que permita o registro das informações e o acompanhamento da realização das atribuições de cada colaborador. Sendo que este sistema pode incluir um ou todos os departamentos que compõem a organização, indo além da otimização do setor contábil da empresa, mas também de outros setores.
4. Tenha um Sistema de Gestão Empresarial (ERP)
ERP é um Sistema de Gerenciamento Empresarial responsável por unificar em uma só plataforma todos os processos e dados de uma empresa. Esse software é responsável por otimizar as atividades operacionais e permitir maior agilidade na tomada de decisões administrativas e financeiras.
Com o uso de um software ERP é possível reunir todas as informações atualizadas sobre o setor de contabilidade em um só ambiente, permitindo que a comunicação interna da sua empresa seja mais eficiente e menos custosa. O melhor desse sistema, é que ele pode ser usado para reunir informações sobre mais de um departamento da empresa.
Isso ocorre porque o sistema é desenvolvido com base nas especificidades de cada empresa. O gestor personaliza o ERP conforme o porte do seu negócio e o tamanho de cada departamento.
No caso da contabilidade, por exemplo, o gestor poderia optar por ter em um só software todas as informações acerca do RH, do financeiro, do fiscal e do arquivamento de documentos de toda a empresa.
Com a implementação desse sistema nas empresas, é possível ter melhor acesso às informações, maior controle sobre os processos internos, melhor administração do pessoal, auxílio de dados reais da sua empresa para tomar decisão e ainda receber relatórios sobre o funcionamento do departamento.
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